Ce sont les documents relatifs aux domaine juridiques de l'établissement, à l'enregistrement et à l'exploitation de votre organisme de bienfaisance.
Établissement
Les documents relatifs à l’établissement légal de votre organisme sont délivrés en règle générale par un ministère. Ils vous sont communiqués ou conservés en principe par l’avocat qui a participé à l’établissement de votre organisme. Si les documents sont conservés par un avocat, l'organisme de bienfaisance doit conserver des photocopies à son bureau au cas où quelqu'un aurait besoin de les consulter.
Voici quelques exemples de ces documents :
- lettres patentes (et lettres patentes supplémentaires, s’il y a lieu) ou statuts constitutifs ou certificat de constitution en personne morale, délivrés par un ministère;
- constitution légale ou acte fiduciaire, si votre organisme n’est pas doté de la personne morale;
- règlements adoptés au moment de la constitution en personne morale et leurs amendements.
Un organisme de bienfaisance doit adopter des règlements administratifs au moment de sa constitution en personne morale. Ceux-ci font partie de ses antécédents légaux, ainsi que tous les amendements adoptés pour modifier ces règlements administratifs. Les amendements devraient être conservés avec les règlements administratifs d’origine, afin de pouvoir consulter la collection à jour des règlements.
Enregistrement
Une fois que votre organisme est établi légalement, il s’inscrit normalement auprès d’un ou plusieurs organismes de réglementation gouvernementale pour diverses raisons. Les documents d’enregistrement sont délivrés par ces organismes et soit vous sont communiqués directement, soit sont communiqués à votre avocat. Voici quelques exemples de ces documents :
- un permis d’exploitation (les exigences varient selon les lieux; renseignez-vous en détail auprès de la province et de la municipalité où vous exercez votre activité);
- document d’inscription pour la TPS/TVH/TVQ;
- documents de l’ARC sur l’enregistrement d’organisme de bienfaisance.
Ces documents devraient être conservés en lieu sûr, comme les règlements administratifs et les autres documents de ce type, et leurs photocopies devraient être consultables sur place.
Exploitation
L’exploitation légale de l’organisme de bienfaisance se réalise lors des réunions de ses membres (si l’organisme de bienfaisance dispose de membres) et de son conseil d’administration, de ses fiduciaires ou de tout autre organe directeur nommé par ses membres (ou selon les modalités prévues par ses documents constitutifs). Les réunions des membres de l’organisme, de son conseil d’administration et des comités chargés par le conseil d’administration d’exercer certaines de ses responsabilités sont des activités importantes. Un registre de ces réunions devrait être conservé sous la forme d’un procès-verbal. Le procès-verbal de chacune de ces réunions doit être écrit, adopté à la réunion suivante par le président ou par le secrétaire et classé par date.
Les registres de gouvernance suivants, relatifs à l’exploitation de votre organisme de bienfaisance, sont également exigés :
- rapports annuels aux organismes régissant les organismes dotés de la personne morale;
- enregistrement des marques de commerce;
- renseignements communiqués à l’ARC (Remplir le formulaire T3110, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés).