Pourquoi importe-t-il de conserver les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et les politiques de l’organisme? La préparation et la conservation des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, dressés en bonne et due forme, constituent des étapes essentielles au maintien de la transparence et d’un processus de gouvernance responsable au sein de l’organisme et permettent de consigner les points inscrits à l’ordre du jour et ayant fait l’objet de discussions, les documents passés en revue, les votes exprimés et les décisions prises1. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration permettent de conserver l’historique de l’organisme et peuvent constituer une composante importante de la gestion des risques en démontrant que les administrateurs ont fait preuve d’une prudence raisonnable au moment de prendre des décisions relativement à l’organisme. Les procès-verbaux peuvent également s’avérer utiles à l’orientation des nouveaux administrateurs, employés ou bénévoles. Aussi, les politiques de l’organisme permettent de guider les pratiques au sein d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative et doivent, par conséquent, être consignées et conservées. Tous les administrateurs, employés et bénévoles d’un tel organisme doivent prendre connaissance des politiques adoptées par ce dernier.
From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance," Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.
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