Conservation des livres et des registres

Il existe trois types de registres qu'un organisme de bienfaisance doit conserver : les documents de gouvernance, les renseignements financiers et les pièces justificatives. Tous les organismes de bienfaisance doivent conserver et protéger leurs registres soit en français, soit en anglais.

Ces registres doivent être mis à la disposition de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le défaut de tenir des livres et des registres adéquats peut entraîner des amendes, des pénalités ou la révocation de votre statut d'organisme de bienfaisance. Consultez le document Conservation des registres de l'ARC pour obtenir de plus amples renseignements.

Lieu où conserver les registres

L’ARC exige que la version originale des registres soit conservée à l’adresse canadienne qui figure dans les dossiers de l’ARC sur l’organisme de bienfaisance. Si celui-ci possède plusieurs adresses au Canada, c’est à l’adresse qui figure dans ses dossiers que tous les registres de l’organisme de bienfaisance doivent être conservés. La conservation de registres à l’étranger, même si ces registres sont rendus accessibles par voie électronique à partir du Canada, ne permet pas de respecter l’exigence de l’ARC.

L’organisme de bienfaisance doit également conserver des copies de sauvegarde de ses dossiers dans un lieu différent, de préférence à l’extérieur de ses locaux. Cette précaution est importante pour éviter à la version originale de ces documents de subir des dégâts ou d’être détruite (p. ex., en cas d’incendie ou de dégâts des eaux).

Si un organisme de bienfaisance exerce une activité à l’extérieur du Canada, il peut conserver des duplicata des registres liés à cette activité à une adresse à l’étranger, mais la version originale de ces registres doit être conservée au Canada.

Combien de temps doit­on conserver ses registres?

Type de registre

Durée de conservation obligatoire

Duplicata des reçus de dons

Deux ans à partir de la fin de l’année civile pendant laquelle le don a été consenti

Registres financiers

Six years after the end of the most recent year to which they relate (or two years after registration is revoked

Documents constitutifs

Aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance est enregistré, plus deux ans après la date de dissolution ou de cessation d’activité ou de révocation de l’organisme de bienfaisance

Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des membres

Aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance est enregistré, plus deux ans après la date de dissolution ou de cessation d’activité ou de révocation de l’organisme de bienfaisance

L’Agence du revenu du Canada peut exiger la prolongation de la durée de conservation de certains dossiers. L’ARC précise, dans ce cas, leur durée de conservation supplémentaire obligatoire.

Tous les dossiers nécessaires à la gestion en cours d’une taxation par l’ARC ou d’une enquête de l’ARC, ainsi qu’à tout appel d’une décision de l’ARC ou à un avis d’opposition, doivent être conservés tant que l’affaire n’a pas été réglée et jusqu’à l’expiration du délai pour poursuivre une procédure d’appel.

Registres électroniques

Les registres conservés dans un ordinateur doivent l’être dans un format « électronique intelligible », même si l’organisme de bienfaisance dispose de copies sur papier de ses registres électroniques. Le terme de « format électronique intelligible » désigne une copie des registres électroniques à laquelle les représentants de l’Agence du revenu du Canada peuvent accéder en utilisant l’équipement de l’ARC. Vous devez, en règle générale, conserver les fichiers informatiques et le logiciel ou l’application informatique utilisé pour les fichiers dans un format pouvant être installé dans un système informatique standard afin de l’exploiter.

Les images de pièces justificatives ou de livres comptables balayées par un scanneur sont acceptables. Si ces images contiennent les mêmes renseignements que la version originale des documents et si tous les éléments pertinents de leur contenu sont lisibles, la version papier d’origine des pièces justificatives ou des livres comptables peut être détruite.

Les organismes de bienfaisance doivent veiller à la concordance des registres conservés par voie électronique et des pièces justificatives afin qu’il soit possible de procéder à leur vérification. En d’autres termes, les registres électroniques doivent contenir suffisamment de renseignements tirés des pièces justificatives (p. ex., numéros de facture, dates, etc.) afin qu’il soit possible de retrouver les pièces justificatives liées à une transaction électronique particulière.

Les tiers et les registres

Si un organisme de bienfaisance embauche un fournisseur de services (p. ex., un comptable, un cabinet comptable ou un gestionnaire de transactions par Internet) afin de tenir ses registres à jour, il reste responsable du respect de toutes les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

La version originale et tous les doubles des registres de la paie et des donateurs, ainsi que de tous les autres registres contenant des renseignements personnels, doivent être protégés. L’accès à ces registres ne doit être autorisé qu’en cas de nécessité absolue, conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Produire le formulaire T3010

Tous les organismes de bienfaisance enregistrés doivent présenter un formulaire annuel T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés à l'ARC chaque année. Vous devez joindre à votre Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés plusieurs types d'information sur votre organisme de bienfaisance, y compris une copie de ses états financiers. Si votre organisme de bienfaisance ne dépose pas sa Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance, l'ARC peut imposer de peines sévères.

Pour obtenir de l'aide pour remplir le formulaire T3010, consultez le guide Comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés. Le formulaire dûment rempli doit être examiné pour assurer son exactitude et doit être signé par un administrateur, un fiduciaire ou un autre représentant de votre organisme. Si vous utilisez les formulaires sur le site Web de l'ARC, assurez-vous d'imprimer des copies supplémentaires pour vos dossiers avant d'expédier votre déclaration à l'ARC.

Autres renseignements à inclure obligatoirement

Lors du dépôt de votre formulaire T3010, vous devez joindre la Feuille de renseignements de base sur l'organisme de bienfaisance enregistré et une copie des états financiers de votre organisme de bienfaisance.

Feuille de renseignements de base sur l'organisme de bienfaisance enregistré

La Feuille de renseignements de base sur l'organisme de bienfaisance enregistré est préimprimée par l’Agence du revenu du Canada (ARC); vous pouvez y inscrire éventuellement directement toute modification apportée aux renseignements ci-dessous :

  • adresse postale;
  • numéro de téléphone ou de télécopie;
  • adresse de courriel ou de site Web;
  • nom ou titre du poste de la personne-ressource de votre organisme de bienfaisance;
  • nom utilisé pour désigner votre organisme de bienfaisance, s’il est différent du nom sous lequel il est enregistré;
  • domaines d’activité des programmes de votre organisme de bienfaisance.

La procédure de modification des autres renseignements contenus dans la feuille de travail préimprimée des renseignements de base est plus compliquée. Si vous devez modifier le nom officiel de votre organisme de bienfaisance, sa désignation (c'est-à-dire s'il est un organisme de bienfaisance, une fondation publique ou une fondatioin privée) ou la fin de son exercice, vous devez envoyer une lettre et des pièces justificatives à l'ARC. Consultez le document Informer l’ARC des changements apportés à votre organisme de bienfaisance pour obtenir de plus amples renseignements sur les modalités de communication de ces changements à l'ARC.

Les renseignements contenus dans ce formulaire sont affichés pour le public dans le site Web de l’ARC, ainsi que les renseignements du formulaire T3010 afin de s’assurer de leur exactitude.

États financiers

YVous devez joindre les états financiers de votre organisme de bienfaisance à votre formulaire annuel T3010, même si l’organisme n’a réalisé aucune activité pendant l’exercice financier. Les états financiers se composent au minimum des documents suivants :

  • l’état de l’actif et du passif (ou « bilan »);
  • l’état des recettes et des dépenses (ou « état des résultats »).

Ces états financiers doivent faire apparaître l’actif, le passif, les recettes et les dépenses de votre organisme de bienfaisance pour l’exercice auquel le formulaire T3010 se rapporte.

L’ARC n’exige pas que vos états financiers soient vérifiés, mais, s'ils le sont, ce sont les états financiers vérifiés qui doivent être communiqués à l’ARC. Si les revenus de votre organisme de bienfaisance dépassent 250 000 dollars, la Direction des organismes de bienfaisance recommande leur vérification par un comptable professionnel. À défaut, le trésorier de votre organisme de bienfaisance doit les signer.

Modifications apportées au formulaire T3010

De temps en temps, l'ARC révise le formulaire T3010 pour tenir compte de l'évolution des exigences en matière d'information de l'ARC. Assurez-vous d'utiliser la bonne version du formulaire, qui correspond à l'année pour laquelle vous produisez la déclaration.

Les conséquences de la non-production du formulaire T3010

La non-production du formulaire annuel T3010 est une affaire grave. Si vous ne produisez pas votre formulaire T3010 en temps opportun, les conséquences seront les suivantes :

  • Si l'Agence du revenu du Canada (ARC) ne reçoit pas votre formulaire T3010 dans les cinq mois suivant la fin de l'exercicefinancier de votre organisme de bienfaisance, elle vous enverra un rappel.
  • Si l'ARC ne reçoit pas votre formulaire T3010 dans les sept mois suivant la fin de l’exercice de votre organisme de bienfaisance, elle vous adressera un Avis de l'intention de révoquer l'enregistrement d'un organisme de bienfaisance.
  • Pendant le mois suivant l’expédition de cet avis, l’ARC tentera de prendre contact avec les représentants de votre organisme de bienfaisance par téléphone pour leur rappeler de remplir la déclaration de renseignements annuelle.
  • Deux mois plus tard, l’ARC adressera à votre organisme de bienfaisance un Avis de révocation de l'enregistrement d'un organisme de bienfaisancc. Cet avis fixe la date d’entrée en vigueur de la révocation et contient le formulaire T2046, intitulé Déclaration d’impôt pour les organismes de bienfaisance dont l’enregistrement a été révoqué.

Les conséquences de la révocation de l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance sont les suivantes :

  • perte de l’exonération d’impôt;
  • impossibilité de délivrer des reçus officiels de dons;
  • obligation éventuelle de verser un impôt dont le montant équivaut à la pleine valeur de ses actifs restants (l’impôt de révocation).

Un organisme de bienfaisance qui perd son enregistrement peut demander un réenregistrement. Il devra verser la première fois une pénalité non remboursable de 500 dollars parce qu’il n’a pas produit sa déclaration de renseignements annuelle.