Glossaire:

Se dit d'un organisme qui a présenté à l'ARC une demande d'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance, que l'ARC a approuvée parce que l'organisme respectait les exigences de l'enregistrement, et qui a obtenu un numéro d'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance.

Un organisme de bienfaisance enregistré est exonéré de l'impôt sur le revenu et peut délivrer des reçus officiels aux fins de l'impôt pour les dons qu'il reçoit. Cependant, si un organisme de bienfaisance enregistré se voit suspendre son enregistrement, il perd aussi le privilège de délivrer des reçus pendant la durée de la suspension. 

L'ARC désigne un organisme de bienfaisance enregistré comme étant une œuvre de bienfaisance, une fondation publique ou une fondation privée.

(ARC : Lexique des organismes de bienfaisance)

Les ressources d’un organisme de bienfaisance sont la totalité de son actif financier, de son personnel, de ses administrateurs, de ses locaux et de son équipement.

Signifie que l'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance ou d'association canadienne de sport amateur a été annulé, ainsi que les privilèges qui l'accompagnent. L'organisme ou l'association ne peut plus désormais délivrer de reçus officiels de dons, ni recevoir de dons d'organismes de bienfaisance enregistrés.

L'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance ou d'association canadienne de sport amateur est révoqué de manière officielle lorsqu'un avis est publié dans la Gazette du Canada.

L'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance ou d'association canadienne de sport amateur peut être révoqué lorsque celle-ci :

• renonce à son enregistrement (révocation volontaire);
• n'a pas produit sa déclaration de renseignements ou ne l'a pas produite dans les délais prévus (révocation pour défaut de produire);
• ne remplit pas les conditions d'enregistrement en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (révocation pour motif valable).

(ARC : Lexique des organismes de bienfaisance)

Une pièce justificative est un document original où une transaction entre plusieurs parties est enregistrée et décrite.

Les pièces justificatives qui valident les informations des documents constitutifs et les données financières sont les suivantes :

• courriels et notes de service manuscrites; 
• factures des fournisseurs;
• rapports de dépenses et reçus;
• chèques débités et reçus de cartes de crédit;
• bons de petite caisse;
• principaux contrats conclus par l’organisme de bienfaisance;
• contrats de travail;
• ordres de travail;
• bordereaux des services de messagerie et lettres de transport;
• bons de commande;
• bordereaux de dépôt bancaire.

Une commandite se produit quand une entreprise effectue un don à un organisme de bienfaisance en échange d’une publicité ou d’une promotion de sa marque, de ses produits ou de ses services.

En règle générale, il est impossible de délivrer des reçus de dons pour les commandites. Leur coût pour les entreprises est, en revanche, généralement considéré comme une dépense d’entreprise déductible de son revenu imposable, ce qui satisfait normalement autant les entreprises qu’un reçu de don.

Définition : parties prenantes¹
On entend par « parties prenantes » les particuliers, groupes et entités susceptibles d’être touchés directement ou indirectement par les activités, les objectifs et les politiques d’un organisme donné ou d’avoir une influence sur ceux-ci.

Quelles sont les parties prenantes d’un organisme et pourquoi celui-ci doit-il communiquer avec elles? L’une des tâches principales du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative est de communiquer ouvertement avec les parties prenantes de l’organisme, à savoir ses membres et la collectivité qui, au sens large, constitue sa clientèle². L’efficacité dont fait preuve un organisme dépend de sa capacité à maintenir des relations positives avec ses parties prenantes et à répondre à leurs attentes, à condition toutefois que sa mission, ses valeurs ou ses stratégies ne s’en trouvent pas compromises³.

Les parties prenantes d’un organisme peuvent comprendre³ :

• ses membres;
• ses clients ou les participants aux événements qu’il organise;
• le membre de son personnel le plus haut placé;
• ses employés;
• ses bénévoles;
• ses donateurs (particuliers);
• ses partenaires;
• les organismes subventionnaires qui le soutiennent;
• ses commanditaires ou les entreprises bienfaitrices qui le soutiennent;
• la collectivité au sens large.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.
3. “‘Governance’ in Key Risks & What To Do About Them,” Imagine Canada, 2009.

En quoi consistent les codes d’éthique ou de conduite et pourquoi sont-ils importants? Les codes d’éthique ou de conduite énoncent les principes éthiques qui doivent guider les agissements et les processus de prise de décisions des organismes. L’objectif des politiques adoptées par un organisme est de fournir des lignes directrices aux employés, aux bénévoles et aux autres personnes concernées afin de les aider à faire des choix conformes à l’éthique dans l’exécution de leurs tâches. Un code d’éthique ou de conduite décrit également la façon dont l’organisme doit traiter ses bénévoles, ses employés et ses clients. Parmi les règles éthiques auxquelles un organisme doit adhérer figurent, par exemple, les principes d’honnêteté, d’exactitude et d’intégrité ainsi que l’obligation de respecter la vie privée et la confidentialité¹.

Ce en quoi consistent les avantages d’un code d’éthique ou de conduite pour un organisme² :

• établir clairement les attentes en matière de comportement et d’agissements;
• se bâtir une réputation d’organisme crédible;
• renforcer les valeurs organisationnelles;
• décourager les gens d’adopter des comportements contraires à l’éthique;
• réduire les risques liés aux conflits d’intérêts et à la responsabilité civile.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. “Ethics and Nonprofits,” Deborah L. Rhode and Amanda K. Packel, Stanford Social Innovation Review, Summer 2009.

Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts? Une situation de conflit d’intérêts réelle ou apparente peut se présenter lorsque les intérêts personnels des administrateurs, des employés ou des bénévoles sont en conflit avec ceux de l’organisme sans but lucratif ou à vocation caritative auquel ils sont affiliés. À l’échelon d’un conseil d’administration, il peut y avoir conflit d’intérêts dans les cas suivants¹ :

• un administrateur a un intérêt personnel dans un contrat soumis à l’organisme;
• un administrateur a un intérêt dans un contrat soumis à l’organisme du fait qu’il est un employé ou une partie prenante de l’entreprise ou entité avec laquelle l’organisme envisage de passer le contrat;
• un administrateur a un intérêt dans un contrat soumis à l’organisme du fait qu’il compte également parmi les membres du conseil d’administration de l’entreprise ou entité qui propose le contrat.

En quoi consiste une politique relative aux conflits d’intérêts²? Une politique relative aux conflits d’intérêts requiert que les administrateurs, les dirigeants, les employés et les bénévoles agissent dans l’intérêt de leur organisme et stipule que ceux-ci ne devraient être influencés ou limités par aucun groupe d’intérêt ou entité externe. Une telle politique (ou les procédures connexes adoptées par l’organisme) devrait exiger la divulgation et l’examen de tout conflit d’intérêts réel ou potentiel ainsi qu’une prise de décision à son sujet de sorte que tout conflit d’intérêts ou toute apparence de conflit d’intérêts au sein de l’organisme ou de son conseil d’administration soit géré de manière appropriée, ce qui peut impliquer la divulgation du conflit d’intérêts, la récusation des personnes en situation de conflit d’intérêts ou le recours à d’autres moyens permettant de remédier à la situation. Une politique relative aux conflits d’intérêts devrait garantir que personne ne profite de manière inappropriée, ou semble profiter d’une manière inappropriée, d’une transaction à laquelle l’organisme prendrait part.

En quoi importe-t-il de se munir d’une politique relative aux conflits d’intérêts? Les administrateurs d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative sont légalement tenus d’agir dans l’intérêt de l’organisme¹. C’est pourquoi il est fondamental que les membres du conseil d’administration d’un tel organisme comprennent le rôle qu’ils doivent remplir et évitent les actions qui pourraient être perçues comme des pratiques relevant d’un conflit d’intérêts¹. L’article 98 de la Loi sur les corporations canadiennes stipule que les administrateurs ont pour obligation de déclarer tout conflit d’intérêts les concernant dès que celui-ci se présente¹. Dans les cas où la loi autorise les contrats dans lesquels un administrateur a des intérêts, tout administrateur doit déclarer l’intérêt qu’il pourrait avoir dans un contrat ou projet de contrat et s’abstenir de voter relativement à celui-ci (voir également la norme B12). L’adhésion à une politique clairement définie en matière de conflits d’intérêts aidera les administrateurs à gérer les situations où survient un conflit d’intérêts.

Toute politique relative aux conflits d’intérêts devrait énoncer :

• des lignes directrices sur les types de situations constituant des conflits d’intérêts;
• les conséquences de la non-divulgation d’un conflit d’intérêts.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.
2. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.

Pourquoi importe-t-il de se munir d’une politique de protection de la vie privée ou de la confidentialité? La protection des renseignements personnels des employés, des bénévoles et des clients contribue à renforcer la réputation des organismes sans but lucratif en matière d’intégrité. Pour ces organismes, la confidentialité occupe de nos jours une place fondamentale au chapitre de la reddition de comptes envers leurs parties prenantes, dont bon nombre se préoccupent de plus en plus de la manière dont leurs renseignements personnels sont conservés, utilisés et transmis¹.

À quelles lois et politiques gouvernementales un organisme doit-il se conformer en élaborant sa politique de protection de la vie privée ou de la confidentialité? En 2004, le gouvernement fédéral a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette dernière s’applique à tous les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative qui mènent des activités commerciales, que la loi définit comme suit : « Toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds. » Toutefois, dans le cas de certaines provinces, comme l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec, les lois provinciales sur la protection de la vie privée sont considérées comme essentiellement semblables à la LPRPDE et devraient donc prévaloir sur celle-ci². Les organismes à l’œuvre en Alberta peuvent se référer au document intitulé « Protecting Personal Information: A Workbook for Nonprofit Organizations » (publié en mars 2010 par le gouvernement de l’Alberta) pour savoir ce que devrait comprendre leur politique de protection de la vie privée ou de la confidentialité. Ce guide contient aussi un modèle de politique de protection de la vie privée ou de la confidentialité.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Protecting Personal Information: A Workbook for Nonprofit Organizations,” Government of Alberta, March 2010.
2. “Canada’s Federal and Provincial Privacy Laws for Nonprofits,” Blog by Tierney Smith for TechSoup Canada, June 9th, 2011.

Pourquoi importe-t-il de mettre en place une procédure permettant de répondre rapidement aux plaintes? Tout organisme est amené à recevoir des plaintes au cours de son existence. Aussi, au lieu de considérer ces plaintes comme un fardeau, l’organisme pourrait y voir l’occasion de se pencher sur ce qu’il fait et d’apporter des améliorations à ses programmes, services ou activités. En procurant à ses parties prenantes externes les moyens de formuler une plainte en toute simplicité, un organisme montrera qu’il prend au sérieux les besoins de ces dernières et renforcera ainsi sa réputation¹. Le fait de répondre rapidement aux plaintes contribue également à éviter l’aggravation des situations litigieuses et constitue une pratique saine en matière de gestion des risques.

Pourquoi importe-t-il d’informer le conseil d’administration des plaintes reçues par l’organisme? Les plaintes par lesquelles les parties prenantes d’un organisme expriment leur insatisfaction relativement à ses programmes, services ou activités peuvent inciter celui-ci au changement en l’amenant à améliorer ses activités ou sa capacité à remplir sa mission². L’examen des plaintes reçues peut également alerter les membres du conseil d’administration relativement à des risques qu’ils pourraient ne pas avoir envisagés. La formulation de plaintes ou d’éloges permet à l’organisme d’obtenir des commentaires constructifs ou positifs qu’il pourra ensuite communiquer à son conseil d’administration et à ses parties prenantes.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “The Eye of the Beholder: Managing Reputation Risk,” Carlye Christianson and Melanie Lockwood Herman, Nonprofit Risk Management Center.
2. “Uncommon Sense,” Melanie Lockwood Herman, Nonprofit Risk Management Center E-News, April 27, 2011

Pourquoi importe-t-il pour les organismes de niveau 3 de se munir d’une politique de dénonciation? Les politiques et les procédures de dénonciation visent à protéger les personnes qui constatent qu’un organisme a recours à des pratiques illégales ou agit d’une manière qui n’est pas conforme à ses politiques ou à tout autre document constitutif. Le fait de garantir que les personnes qui divulguent des pratiques illégales ou contraires à l’éthique sont prémunies contre toute forme de représailles contribue à renforcer la transparence et à accroître la reddition de comptes sur le lieu de travail¹. En protégeant les dénonciateurs, les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative augmentent leurs chances d’être informés à l’interne de tout comportement illégal ou contraire à l’éthique plutôt que par des organes de réglementation ou d’application de la loi ou par les médias¹.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Whistleblower Protections in the Nonprofit Sector,” Jason M. Zuckerman, Nonprofit Risk Management Center.

Pourquoi importe-t-il pour les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative de tenir au moins deux réunions dont l’ordre du jour n’est pas limité? Les réunions du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative sont l’occasion la plus adéquate pour les administrateurs de prendre connaissance des activités de l’organisme et d’en faire l’évaluation¹. La norme A16 précise que, pour remplir son mandat efficacement, le conseil d’administration doit tenir au moins deux réunions en plus de celles qui portent sur des questions précises comme la nomination des dirigeants.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.

Pourquoi importe-t-il que le conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative soit constitué d’au moins trois administrateurs n’ayant entre eux – ni avec le membre du personnel le plus haut placé – le moindre lien pouvant compromettre leur rôle d’administrateur tel qu’un lien de dépendance ou de parenté? La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif stipule que tout organisme ayant recours à la sollicitation doit avoir au moins trois administrateurs¹. Le fait que les administrateurs ne peuvent avoir entre eux – ni avec le membre du personnel le plus haut placé – le moindre lien pouvant compromettre leur rôle d’administrateur, comme un lien de dépendance ou de parenté, garantit à l’organisme que les membres de son conseil d’administration agiront dans l’intérêt de l’organisme et éviteront toute situation de conflit d’intérêts. Cela contribue également au maintien de la diversité parmi les administrateurs, lequel constitue l’une des responsabilités clés du conseil d’administration².

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “‘Number of Directors’ in New Legislation Canada Not-for-Profit Corporations Act: The Directors,” Corporations Canada.
2. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.

Pourquoi importe-t-il que les membres du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative ne reçoivent aucune rémunération en contrepartie de leur travail d’administrateur? La norme A19 interdit aux membres d’un conseil d’administration de toucher une rémunération pécuniaire en contrepartie des services qu’ils fournissent en qualité d’administrateurs. Les membres du conseil d’administration peuvent cependant être payés pour des services qu’ils offrent à l’organisme à un titre autre que celui d’administrateur, par exemple, en tant que consultant (dans lequel cas l’administrateur doit se conformer à toutes les politiques et procédures relatives aux conflits d’intérêts). Dans certaines provinces, toutefois, les administrateurs d’un organisme à vocation caritative constitué en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu ne sont pas autorisés à toucher la moindre rémunération en contrepartie d’autres services qu’ils pourraient offrir à l’organisme, dans la mesure où une telle situation serait perçue comme un cas de conflit d’intérêts intrinsèque¹ (voir la norme B12).

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “‘Remuneration of Directors, Officers and Members’ in New Legislation Canada Not-for-Profit Corporations Act: The Directors,” Corporations Canada.

Définition : plan stratégique ¹
Le plan stratégique d’un organisme consiste en un document décrivant l’avenir auquel aspire ce dernier et les actions à mener en vue de la réalisation de cette vision d’avenir, à savoir les grandes lignes de la stratégie de l’organisme et les moyens envisagés pour la mise en œuvre de ces orientations. Le plan stratégique porte habituellement sur les questions, les enjeux, les occasions et les risques majeurs pour l’organisme et détermine les ressources nécessaires à la poursuite des orientations stratégiques fixées par celui-ci.

Qu’est-ce que la planification stratégique et en quoi ce processus est-il important?La planification stratégique, soit le processus consistant pour des administrateurs à déterminer la façon dont leur organisme accomplira sa mission, constitue l’une des principales tâches du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif. ²  La planification stratégique procure aux administrateurs l’occasion d’explorer le potentiel de l’organisme, de mettre à l’épreuve des idées, de remettre en question des pratiques obsolètes ainsi que d’élaborer des stratégies novatrices visant à contrer le statu quo et à accroître l’impact social des activités de l’organisme. La planification stratégique permet aussi au conseil d’administration d’établir des priorités d’action qui guideront la prise de décisions au sein de l’organisme. ³

Ce en quoi consistent les avantages de la planification stratégique pour un organisme: ³

• déterminer les questions et les enjeux importants, ce qui implique généralement une analyse de type « F.F.P.M » (forces, faiblesses, possibilités, menaces);
• explorer les ressources potentielles; 
• élaborer un cadre d’action; 
• mettre sur pied un plan précis pouvant servir aux activités de communication et de marketing ainsi qu’aux propositions de financement; 
• concevoir des outils permettant de gérer les changements; 
• favoriser la pensée créatrice;
• permettre au conseil d’administration de découvrir des valeurs communes; 
• assurer la confiance et le respect parmi les administrateurs;
• générer une culture organisationnelle positive. 

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011
2. “Guide à l'intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif : droits, fonctions et pratiques,” Industrie Canada, 2002
3. “Strategic Planning Workshop Presentation,” Cathy Brothers for Capacity Waterloo Region, Sept. 30th 2011.

Pourquoi importe-t-il d’orienter les nouveaux administrateurs? L’orientation des nouveaux administrateurs contribue grandement à l’efficacité du conseil d’administration¹. Afin de remplir leurs fonctions d’administrateurs, les membres du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative doivent connaître les objectifs et les activités de ce dernier et bien comprendre leur rôle d’administrateurs, y compris leur responsabilité personnelle en ce qui a trait aux finances et aux actions de l’organisme.

L’orientation des nouveaux administrateurs peut consister à fournir à ces derniers les éléments d’information suivants :

• les lettres patentes de l’organisme;
• le(s) règlement(s) administratif(s) de l’organisme;
• les derniers rapports annuels de l’organisme;
• les politiques et procédures de l’organisme;
• un document décrivant le rôle des administrateurs, tel le guide intitulé Guide à l'intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif (Droits, Fonctions et Pratiques), publié en 2002 par Industrie Canada;
• le rôle du conseil d’administration concernant l’embauche et, si nécessaire, la mise à pied du membre du personnel le plus haut placé, l’évaluation de son rendement et la gestion de sa rémunération;
• l’énoncé de mission de l’organisme;
• le plan stratégique de l’organisme ou ses objectifs à long terme;
• les programmes et les services offerts par l’organisme;
• la structure administrative de l’organisme;
• la situation financière, le budget et la structure de financement.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.

Pourquoi importe-t-il de conserver les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et les politiques de l’organisme? La préparation et la conservation des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, dressés en bonne et due forme, constituent des étapes essentielles au maintien de la transparence et d’un processus de gouvernance responsable au sein de l’organisme et permettent de consigner les points inscrits à l’ordre du jour et ayant fait l’objet de discussions, les documents passés en revue, les votes exprimés et les décisions prises¹. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration permettent de conserver l’historique de l’organisme et peuvent constituer une composante importante de la gestion des risques en démontrant que les administrateurs ont fait preuve d’une prudence raisonnable au moment de prendre des décisions relativement à l’organisme. Les procès-verbaux peuvent également s’avérer utiles à l’orientation des nouveaux administrateurs, employés ou bénévoles. Aussi, les politiques de l’organisme permettent de guider les pratiques au sein d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative et doivent, par conséquent, être consignées et conservées. Tous les administrateurs, employés et bénévoles d’un tel organisme doivent prendre connaissance des politiques adoptées par ce dernier.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “‘Governance’ in Key Risks & What To Do About Them,” Imagine Canada, 2009.

Pourquoi importe-t-il de disposer d’un plan de relève pour le remplacement du président du conseil d’administration et des présidents des comités? Il incombe au conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative de planifier la relève et le recrutement pour le conseil d’administration¹. La planification de la relève en ce qui a trait aux postes de président du conseil d’administration et de présidents des comités permet de limiter les perturbations dues au départ d’un administrateur et à l’arrivée de son remplaçant et fait en sorte que le conseil d’administration et les comités continuent de remplir leurs fonctions essentielles². Tout comme la planification de la relève à l’échelon de la haute direction ou du personnel en général, la planification de la relève au sein du conseil d’administration accroît le degré de résilience de l’organisme et renforce la capacité des administrateurs à remplir leur rôle.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.
2. “Succession Planning for the Board,” Beth Deazeley, Feb. 2010.

Pourquoi le conseil d’administration doit-il envisager pour son président et les présidents des comités la possibilité de se perfectionner? Le fait d’offrir aux membres du conseil d’administration la possibilité de se perfectionner constitue une pratique exemplaire¹ consistant à investir en vue d’accroître la capacité de chacun des administrateurs, l’efficacité globale du conseil d’administration ainsi que l’impact de l’organisme sur la collectivité². Le perfectionnement contribue à consolider les compétences et l’expérience des administrateurs et aide l’organisme à garder les bonnes personnes au sein de son conseil d’administration².

Les occasions permettant aux membres du conseil d’administration de se perfectionner de manière efficace² :

• sont pertinentes pour chacun des administrateurs ainsi que pour le conseil d’administration dans son ensemble;
• répondent aux besoins des administrateurs et de l’organisme;
• contribuent à la concrétisation des priorités de l’organisme;
• sont pertinentes pour les administrateurs en dehors du cadre des réunions du conseil d’administration;
• sont faciles à mettre en œuvre en plus d’être rentables;
• permettent une meilleure compréhension de la mission et de la structure de l’organisme ainsi que des attentes de ses diverses parties prenantes.

Les occasions de perfectionnement à offrir aux membres du conseil d’administration peuvent comprendre² :

• des séances d’information menées dans le cadre de réunions;
• des séances de formation et des ateliers organisés à l’interne;
• des séances de réflexion;
• des ateliers et des conférences organisés à l’externe;
• la mise à disposition de manuels, d’articles ou d’autres ressources éducatives;
• des programmes de formation à distance;
• des rencontres consacrées à la réflexion et au dialogue.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “National Study of Board Governance Practices in the Non-profit and Voluntary Sector in Canada,” Strategic Leverage Partners Inc., 2006.
2. “Board Building - Recruiting and Developing Effective Board Members for Not-for-Profit Organizations, A Self-Guided Workbook,” The Muttart Foundation and Alberta Culture and Community Spirit, 2008.

Pourquoi le conseil d’administration doit-il évaluer son propre rendement? L’évaluation de son propre rendement constitue pour le conseil d’administration une façon de renforcer sa capacité à remplir son rôle et de démontrer son souci permanent d’apprendre et de se perfectionner. Bien que la norme A24 ne l’exige pas, le fait de procéder à une brève évaluation de ses réunions durant chacune d’elles constituerait pour le conseil d’administration une pratique exemplaire visant à améliorer l’efficacité de ses futures rencontres. De plus, le conseil d’administration devrait évaluer son rendement et celui de son président chaque année¹. Aussi, il devrait recourir aux services d’un animateur externe si les administrateurs entretiennent entre eux des rapports difficiles ou litigieux qui pourraient les empêcher de mener à bien leur propre évaluation et celle de leurs pairs. Les évaluations annuelles peuvent également comporter des éléments d’information provenant des membres ou des parties prenantes de l’organisme¹.

Ce en quoi consistent les avantages de l’évaluation du conseil d’administration et de ses membres² :

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.
2. “Board Building - Recruiting and Developing Effective Board Members for Not-for-Profit Organizations, A Self-Guided Workbook,” The Muttart Foundation and Alberta Culture and Community Spirit, 2008.
3. Lynn Chambers, Manager of the Standards Program at Imagine Canada, personal communication, September 2012.

Explication concernant la norme A25

Pourquoi est-il important d’avoir une politique en matière de harcèlement? Il incombe aux organismes de bienfaisance et aux organismes à but non lucratif d’offrir un environnement exempt de harcèlement pour tous. L’élaboration et l’adoption d’une politique en matière de harcèlement permettent de s’assurer que le personnel et les bénévoles comprennent leurs droits et leurs responsabilités à l’égard du harcèlement, et de préciser les procédures de prévention, d’intervention et d’application. Les politiques antiharcèlement sont importantes du point de vue des droits de la personne. La Loi canadienne sur les droits de la personne protège le personnel contre le harcèlement fondé sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, la situation familiale, la déficience ou l’état de personne graciée. Une politique en matière de harcèlement aide les organisations à s’assurer qu’elles respectent leurs obligations légales en ce qui concerne la question de la discrimination.

Selon la Commission canadienne des droits de la personne1, la politique en matière de harcèlement de votre organisme doit inclure ce qui suit :

• La définition du « harcèlement » et du « harcèlement sexuel »;
• Les responsabilités de l’organisme, des superviseur.e.s, des membres du personnel et des bénévoles ainsi que les attentes à leur égard;
• Les procédures à suivre pour traiter une plainte de harcèlement, y compris les étapes claires relatives au dépôt d’une plainte;
• Une déclaration sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels en lien avec les plaintes de harcèlement;
• Les recours dans l’éventualité où un.e plaignant.e n’est pas satisfait.e de la décision prise à la suite du processus de plainte.

Remarque : la politique en matière de harcèlement de votre organisme peut faire partie d’une politique plus générale de gestion des conflits et elle sera jugée conforme si elle comprend les éléments énumérés ci-dessus.

1. Gabarit d’une politique antiharcèlement au travail de la Commission canadienne des droits de la personne

Définitions :

Équité : justesse, impartialité. Processus distinct consistant à accepter les différences inhérentes à des groupes de personnes afin d’assurer l’égalité dans tous les aspects de la vie d’une personne¹.

Milieu de travail inclusif : un milieu de travail inclusif est juste, équitable, positif, accueillant et empreint de respect. Il reconnaît et met en valeur les différences sur le plan de l’identité, des habiletés, des antécédents, des cultures, des aptitudes, des expériences et des points de vue qui appuient et renforcent le cadre des droits de la personne en évolution du Canada, en plus d’en tirer parti².

Pourquoi est-il important d’avoir une politique en matière d’équité et d’inclusion? En tant qu’organisations vouées à l’amélioration de la société canadienne, il incombe aux organismes de bienfaisance et aux organismes à but non lucratif de faire preuve de leadership en ce qui concerne les droits de la personne. Ils doivent donc offrir des services exempts de discrimination aux clients, en plus d’adopter des pratiques de recrutement et d’embauche du personnel et des bénévoles exemptes de discrimination. Étant donné que le secteur sert souvent des personnes et des communautés vulnérables, il est particulièrement important que les organismes de bienfaisance et les organismes à but non lucratif adoptent des pratiques équitables et inclusives qui reflètent les communautés qu’ils servent.

De nombreux organismes utilisent les mots « diversité, équité et inclusion » pour désigner cette politique. Veuillez noter que la norme ne vise pas à prescrire la façon de désigner la politique, mais bien à y trouver les éléments énumérés ci-après. Le choix de nommer la norme « Politique en matière d’équité et d’inclusion » plutôt que de faire référence aux termes plus courants « diversité, équité et inclusion » est le fruit de la consultation d’experts en équité et en antioppression qui nous ont précisé que le fait d’accroître la diversité au sein d’un organisme ne constitue qu’une des nombreuses mesures pouvant être prises pour promouvoir les valeurs d’équité et d’inclusion.

La politique en matière d’équité et d’inclusion de votre organisme devrait comprendre ce qui suit³ :

• La définition des termes « équité » et « inclusion »;
• Une déclaration générale expliquant ce que les valeurs d’équité et d’inclusion signifient pour votre organisme;
• Les objectifs que votre organisme souhaite atteindre en ce qui concerne les valeurs d’équité et d’inclusion;
• Les pratiques que votre organisme est déterminé à adopter afin d’atteindre les objectifs susmentionnés.

1.  L’enseignement des droits de la personne en Ontario : Guide pour les écoles de l’Ontario
2. Créer une fonction publique diversifiée et inclusive : Rapport final du Groupe de travail conjoint syndical-patronal sur la diversité et l’inclusion, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
3. Diversity, Inclusion, and Equity Policy Template and Guide, Bloomerang

Afin d’être efficaces et de traiter les questions confidentielles en temps opportun, les conseils d’administration doivent parfois se réunir sans la présence du personnel ou d’autres parties prenantes. Certaines responsabilités du conseil d’administration (p. ex., évaluation du rendement ou rémunération du membre du personnel le plus haut placé) exigent la tenue de réunions à huis clos à des moments réguliers de l’année. Or, la convocation d’une réunion spéciale à huis clos à laquelle on ne s’attendait pas peut être source d’embarras, en particulier entre les administrateurs.trices et le membre du personnel le plus haut placé. Selon les experts en gouvernance, la meilleure pratique consiste à tenir une séance à huis clos lors de chaque réunion ordinaire du conseil, d’abord en présence du membre du personnel le plus haut placé et des membres du conseil, puis en présence des seuls membres du conseil1. Une telle pratique fait en sorte de normaliser les séances à huis clos et vient contrer l’idée selon laquelle elles sont convoquées uniquement pour traiter des questions concernant le.la PDG ou une crise imminente2.

Le conseil d’administration ne doit pas aborder à huis clos des sujets qui sont généralement discutés en présence des membres de la direction. Certaines questions s’adressant au membre du personnel le plus haut placé sont plus facilement abordées sans que d’autres membres du personnel soient présents. D’autres enjeux (p. ex., la dynamique interne du conseil d’administration) sont résolus plus efficacement en présence des seuls administrateurs.trices. Il faut faire la distinction entre confidentialité et le secret3.

Il est à noter que le.la président.e du conseil d’administration doit s’assurer que les décisions ou les principaux sujets abordés lors d’une réunion à huis clos sont consignés dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration ou dans un procès-verbal distinct de la séance à huis clos.

1. In Camera Board Sessions: Careful How You Use Them, Governing Good
2. In-Camera Sessions, Miedemas Board Consulting
3. What is an in camera session? How to maintain confidentiality in the Boardroom without generating fear, Conscious Governance

Définition : membre du personnel le plus haut placé ¹
Il s’agit de la personne qui doit rendre des comptes au conseil d’administration et dont relève, directement ou indirectement, tout autre membre du personnel de l’organisme. Cette personne porte habituellement le titre de président, de chef de la direction ou de directeur général.

Recrutement du membre du personnel le plus haut placé : Le recrutement du directeur général – ou du membre du personnel le plus haut placé – et le suivi de ses actions figurent parmi les principales fonctions du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif. ² Il importe donc qu’un tel organisme dispose de processus conçus pour faciliter le recrutement du candidat le plus apte à occuper le poste de directeur général et permettant d’éviter toute situation difficile durant la phase de transition entre le directeur général sortant et son remplaçant.

En quoi l’orientation du membre du personnel le plus haut placé est-elle importante? Il a été démontré que l’orientation efficace des nouveaux employés permet d’améliorer leur rendement au travail et contribue à engendrer un sentiment d’engagement de leur part. ³

Source : "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011
2. “Hiring a Director for a Nonprofit Agency: A Step-by-Step Guide,” Kurt J. Jenne and Margaret Henderson, Popular Government, Spring 2000
3. “HR Management Standards: Second Edition,” HR Council for the Nonprofit Sector, 2011

En quoi la description d’emploi du membre du personnel le plus haut placé est-elle importante? Le conseil d’administration a pour responsabilité de faire le suivi du rendement du membre du personnel le plus haut placé au sein de l’organisme afin de s’assurer que ce dernier remplit sa mission de façon efficace.¹ La description d’emploi officielle dont fait l’objet le poste le plus haut placé au sein de l’organisme doit énumérer l’ensemble des activités et responsabilités qui s’y rattachent ainsi que toutes les compétences requises pour ce poste. ² Une description d’emploi écrite permet également à l’organisme de démontrer son degré de professionnalisme lorsque vient le temps de recruter un nouveau directeur général ou chef de la direction.

Ce qu’une description d’emploi comprend habituellement ²

• liste des tâches et des responsabilités liées au poste;
• description des contributions du candidat retenu à l’atteinte des objectifs de l’organisme;
• liste des expériences et compétences requises;
• liste des exigences particulières (p. ex. vérification des antécédents judiciaires);
• liste des relations clés avec les parties prenantes de l’organisme.

En quoi l’établissement d’objectifs de rendement annuels est-il important? Les organismes de niveau 2 ou 3 doivent fixer des objectifs de rendement annuels pour le membre de leur personnel le plus haut placé et procéder à une évaluation annuelle du rendement de cette personne. Les objectifs ainsi déterminés devraient servir de base à l’évaluation de la contribution du directeur général ou chef de la direction à la concrétisation du plan stratégique de l’organisme². Ils devraient aussi permettre d’apprécier le rendement de cette personne comparativement aux plans de travail annuels et à la description d’emploi relative au poste qu’elle occupe. ³

Avantages découlant de l’évaluation régulière du rendement du directeur général ou du membre du personnel le plus haut placé: ⁴

• meilleure compréhension au sein du conseil d’administration du rôle joué par le membre du personnel le plus haut placé et des activités courantes de l’organisme;
• compréhension accrue des progrès réalisés relativement à l’accomplissement de la mission de l’organisme;
• capacité de répondre plus efficacement aux changements survenant à l’extérieur de l’organisme, comme les changements touchant les besoins en financement ou les attentes de la collectivité;
• amélioration de la communication entre les administrateurs et le membre le plus haut placé;
• capacité de relever activement les nouveaux défis;
• amélioration du rendement du membre du personnel le plus haut placé.

Source: "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices.” Industry Canada, 2002
2. “HR Management Standards: Second Edition,” HR Council for the Nonprofit Sector, 2011
3. “Performance Management for Executive Directors,” in HR Council for the Nonprofit Sector’s HR Toolkit. 
4. “Hiring and Performance Appraisal of the Executive Director,” The Muttart Foundation and Alberta Culture and Community Spirit, 2008

Le conseil d’administration est chargé de déterminer et de réviser les conditions de rémunération du membre du personnel le plus haut placé au sein de l’organisme. Dans le cadre de la révision annuelle de la rémunération de cette personne, il importe d’examiner toutes les dépenses reliées à ses fonctions.

Définition : rémunération totale¹
La rémunération totale d’un employé comprend toutes les formes de rémunération (en argent ou autres) qui lui sont accordées : salaire de base, commissions, primes, allocation d’automobile, allocation de logement, avantages sociaux, pension, etc.

Le Conseil RH pour le secteur communautaire a défini les trois types de rémunération suivants², qui devraient tous être pris en compte lors de la révision des conditions de rémunération du membre du personnel le plus haut placé au sein de l’organisme :

• « La rémunération directe constitue la paie reçue, à intervalles réguliers, à titre de traitements, salaires, primes et commissions. »
• « La rémunération indirecte comprend toutes les compensations qui ne font pas partie de la rémunération directe et qui font partie du contrat social liant l’employeur et l’employé (p. ex. avantages sociaux, congés payés, régimes de retraite, formation et services à l’employé). »
• « Les avantages non financiers font référence à des facteurs tels que le parcours de carrière et les possibilités d’avancement, la reconnaissance, de même qu’aux facteurs qui facilitent l’accomplissement du travail (environnement, horaire, congés sans solde, etc.). »

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. Definitions from “Compensation Defined,” in the HR Council for the Nonprofit Sector’s HR Toolkit.

Définition : plan de la relève¹
Un plan de relève établit la façon dont le départ éventuel de membres clés du personnel doit être géré à court et à long terme dans le cadre d’un processus de recrutement interne ou externe. Il peut consister à définir les compétences essentielles, à déterminer les bassins de talents et à décrire les mesures de perfectionnement permettant au personnel en place d’occuper des postes devenus vacants.

En quoi constitue la planification de la relève et pourquoi est-ce important? Un plan de relève décrit la façon dont un organisme doit gérer le départ prévu ou inattendu du membre de son personnel le plus haut placé. Il pourrait être utile pour un organisme d’élaborer deux plans de relève : un plan portant sur la planification à long terme et un autre permettant de remédier aux situations urgentes. Un plan de relève efficace pour le poste le plus haut placé accroît le degré de résilience organisationnelle² pour les raisons suivantes :

• Il procure à l’organisme les moyens d’éviter toute situation désastreuse advenant le départ inattendu du membre du personnel le plus haut placé.
• Il permet à l’organisme de renforcer ses activités et ses capacités en formant son personnel, ses administrateurs et ses bénévoles à remplir certaines des fonctions et responsabilités incombant au membre du personnel le plus haut placé.
• Il contribue à accroître les compétences en matière de leadership parmi les employés et les bénévoles de l’organisme, à renforcer l’ensemble du secteur des organismes sans but lucratif ainsi qu’à accroître l’impact des organismes de ce secteur au sein des collectivités qui constituent leur clientèle.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. “Building Leaderful Organizations: Succession Planning for Nonprofits,” Tim Wolfred, 2008. Baltimore, Maryland: The Annie E. Casey Foundation

En quoi consiste un risque? Tout ce qui pourrait empêcher un organisme sans but lucratif d’accomplir sa mission constitue un risque¹. Les risques encourus par un organisme peuvent toucher les quatre principaux éléments d’actif énumérés ci-dessous¹ :

1. les personnes (administrateurs, bénévoles, employés, clients, participants aux événements ou aux programmes, donateurs, etc.);
2. les biens (édifices, installations, équipement, contenus, documents importants);
3. les revenus (subventions, contributions, contrats, revenus de placement);
4. la cote d’estime (réputation, capacité à amasser des fonds, statut au sein de la collectivité, attrait pour les bénévoles, administrateurs et employés potentiels).

Définition : risques opérationnels²
Les risques dits « opérationnels » comprennent les risques qui sont liés aux personnes en lien avec l’organisme et ceux qui sont associés aux systèmes, aux stratégies et aux processus de ce dernier. En font également partie les risques liés aux événements survenant au-dehors de l’organisme, mais ayant un impact négatif sur ses actifs, à savoir ses ressources humaines, physiques et financières, le contenu de ses programmes, ses biens, son intégrité et sa réputation. Il peut s’agir également d’autres types de risques comme les risques de fraude, les risques d’ordre juridique ainsi que les risques physiques et environnementaux.

Définition : risques stratégiques²
Les risques stratégiques sont associés aux orientations stratégiques de l’organisme et sont souvent fonction d’incertitudes liées à des politiques gouvernementales, à la concurrence, à des décisions judiciaires ou à des changements touchant les besoins ou les exigences des parties prenantes.

Pourquoi importe-t-il de cerner les risques et de planifier des actions de prévention? Parmi les principales responsabilités du conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative figure celle qui consiste à évaluer et à limiter les risques auxquels s’expose l’organisme en question³. Tous les organismes ont à composer avec des risques qu’il leur est impossible d’éliminer complètement⁴. Ce qui importe le plus est que chaque organisme ait connaissance des risques qu’impliquent ses programmes et ses activités et qu’il prenne des moyens raisonnables afin d’éviter les torts qui pourraient être faits à ses administrateurs, à ses employés, à ses bénévoles et à ses clients, ainsi qu’à ses biens et à sa réputation dans le cadre de ses activités.

Ce en quoi consistent les avantages d’une gestion de risques efficace pour un organisme :

1. prévenir ou réduire les risques de préjudices pouvant être causés aux personnes ou aux biens;
2. prévenir ou réduire les risques de préjudices pouvant toucher la réputation de l’organisme ou son image auprès du public;
3. susciter et maintenir la confiance des parties prenantes;
4. renforcer la tranquillité d’esprit;
5. se conformer aux réglementations et lois en vigueur;
6. réduire les risques de poursuite;
7. bénéficier d’une couverture d’assurance complète à un prix compétitif;
8. définir clairement ses besoins en assurance, surtout lorsque les besoins et les activités changent;
9. épargner ses ressources en évitant les pertes de temps, d’actifs, de revenus, de biens ainsi que la défection d’employés, de bénévoles, de donateurs, etc.;
10. réduire le risque d’enquêtes déstabilisantes;
11. éclairer la prise de décisions;
12. réduire le degré d’incertitude grâce à une meilleure connaissance de ce que réserve l’avenir;
13. disposer de meilleurs moyens de défense en cas de poursuite;
14. disposer de moyens de défense valables en cas de poursuite, même si un employé ou un bénévole n’a pas suivi les politiques organisationnelles (une bonne approche en matière de gestion de risque démontre en effet que l’organisme a pris des mesures raisonnables pour limiter les risques).

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Key Risks & What To Do About Them,” Imagine Canada, 2009.
2. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
3. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.
4. “Developing a Risk Management Strategy: Five Steps to Risk Management in Nonprofit and Charitable Organizations,” Karen Six and Eric Kowalski, Imagine Canada, 2005.

Pourquoi importe-t-il pour un organisme de revoir ses polices d’assurance? En s’assurant de manière appropriée, un organisme protège ses effectifs, sa clientèle et ses biens en cas de blessures, de pertes et de dommages survenus dans le cadre de ses activités. La norme A8 vise à garantir que les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative se munissent d’une couverture d’assurance adéquate suivant leurs programmes, services et autres activités. Les membres du conseil d’administration doivent se familiariser avec les polices d’assurance de l’organisme qu’ils dirigent afin de s’assurer que ce dernier et eux-mêmes disposent d’une protection appropriée contre les risques.

De quel type de couverture d’assurance un organisme a-t-il besoin? Le montant et le type d’assurance nécessaires à un organisme dépendent des programmes et des services offerts par celui-ci ainsi que des activités qu’il mène¹. Le conseil d’administration d’un organisme devrait vérifier si ce dernier est suffisamment assuré compte tenu de sa mission et de ses activités tout en prenant connaissance des limitations que comportent les polices d’assurance souscrites par l’organisme². Ces limitations peuvent comprendre une exclusion de la couverture responsabilité en cas de sévices sexuels ou physiques ou encore des restrictions liées aux zones géographiques ou aux personnes couvertes par les polices d’assurance². La plupart des polices d’assurance responsabilité civile couvrent uniquement les réclamations faites dans le contexte des activités des organismes. Il convient également pour les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative d’envisager de souscrire des polices d’assurance supplémentaires couvrant la responsabilité civile de leurs administrateurs et de leurs dirigeants afin de se prémunir contre les réclamations en lien avec les décisions ou les activités de leur conseil d’administration². Les administrateurs doivent comprendre les modalités des polices d’assurance de l’organisme qu’ils dirigent, car ils pourraient être tenus personnellement responsables au cas où ce dernier ne parviendrait pas à respecter ses obligations financières.

1. “Insurance for Voluntary Organizations: Things to Consider,” Insurance Bureau of Canada, 2007.
2. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada.

Quels sont les documents constitutifs auxquels les organismes doivent se conformer? Au Canada, les documents qui régissent les activités d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative sont les suivants¹ :

• la loi en vertu de laquelle l’organisme est constitué;
• les lettres patentes de l’organisme;
• le(s) règlement(s) administratif(s) de l’organisme;
• les manuels de politiques ou de gouvernance de l’organisme, s’il y a lieu.

Pourquoi importe-t-il de se conformer à ces documents? Selon la loi, les lettres patentes et le(s) règlement(s) administratif(s) d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative constituent le contrat qui lie celui-ci et ses membres¹. Les membres du conseil d’administration peuvent être tenus responsables lorsque l’organisme n’agit pas en conformité avec les documents régissant ses activités¹. Afin de limiter les risques de non-conformité et protéger l’organisme contre d’éventuelles actions en responsabilité, il importe de mettre en place et de respecter des procédures à l’échelon du conseil d’administration en vue de s’assurer que l’organisme mènera ses activités conformément aux documents régissant celles-ci. Lorsqu’un organisme projette d’entreprendre des activités allant au-delà de la portée de ses lettres patentes, il devra déposer une demande de lettres patentes supplémentaires pour pouvoir élargir légalement le changement de ses activités¹.

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Primer for Directors of Not-for-Profit Corporations: Rights, Duties, and Practices,” Industry Canada, 2002.

Définition : états financiers¹
Les documents faisant état des activités financières des organismes comprennent habituellement :

• le bilan, qui montre les éléments d’actif et de passif ainsi que les capitaux, tels qu’ils étaient à la fin de l’exercice financier;
• l’état des résultats, où figurent les pertes et les profits enregistrés au cours de l’exercice financier;
• l’état des bénéfices non répartis, qui présente un résumé des changements survenus dans les bénéfices non répartis durant l’exercice financier;
• l’état des flux de trésorerie, qui présente les activités d’exploitation, d’investissement et financières ainsi que leur impact sur la position de trésorerie de l’organisme;
• diverses notes complémentaires faisant partie intégrante des états financiers et fournissant des explications et des renseignements supplémentaires relativement à ces derniers.

Pourquoi importe-t-il de produire des états financiers annuels? La supervision des affaires financières d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative constitue l’une des principales fonctions du conseil d’administration de ce dernier, et les états financiers sont le principal support d’information sur la situation financière de l’organisme². Ces documents présentent l’information essentielle dont le conseil d’administration a besoin pour prendre des décisions relativement à l’avenir de l’organisme³. Les états financiers comprennent les quatre rapports financiers de base décrits précédemment, accompagnés des commentaires formulés par les vérificateurs sur l’exercice financier et d’autres notes diverses. Les états financiers peuvent également constituer un outil de communication important grâce auquel l’organisme peut transmettre à ses parties prenantes de l’information pertinente sur sa situation financière.

Conseil : Comme la qualité des états financiers dépend de la fiabilité de l’information financière recueillie tout au long de l’année, il peut être utile pour un organisme de confier la préparation de ces documents à un comptable afin de s’assurer qu’ils seront produits dans un format approprié et que le personnel saura quelle information doit faire l’objet d’un suivi.

From "Accreditation Preparation Workbook Section B: Financial Accountability & Transparency,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. “A Guide to Financial Statements of Not-for-Profit Organizations: Questions for Directors to Ask,” The Canadian Institute of Chartered Accountants, 2012.
3. “Financial Responsibilities of Not-for-Profit Boards: A Self-Guided Workbook,” The Muttart Foundation and Alberta Culture and Community Spirit, 2008.

Définition : rapport annuel¹
Un rapport annuel consiste en un document complet décrivant les activités menées par l’organisme concerné tout au long du dernier exercice financier. Ce rapport devrait fournir aux parties prenantes de l’information sur les activités et les résultats financiers de l’organisme. Il comprend généralement les états financiers de l’exercice précédent, des commentaires sur les activités menées durant cette période ainsi qu’une perspective pour l’avenir.

Pourquoi importe-t-il pour un organisme de rendre public son rapport annuel? Les rapports annuels peuvent constituer un élément majeur en ce qui a trait à la communication entre les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative et leurs parties prenantes. Ils peuvent également aider les organismes à asseoir leur réputation au chapitre de la transparence et de la reddition de comptes sur les plans opérationnel et financier².

Selon l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA), un rapport annuel efficace devrait apporter des réponses aux questions suivantes² :

1. Quels sont l’objet, la mission et la vision de l’organisme?
2. Quelles stratégies l’organisme a-t-il mises en place pour réaliser sa mission et concrétiser sa vision?
3. Quels objectifs l’organisme s’était-il fixés pour l’exercice concerné? Quels sont les résultats obtenus comparativement à ces objectifs?
4. Quels sont les risques auxquels l’organisme est exposé et quelles sont les possibilités qui s’offrent à lui?
5. Quels sont les faits saillants de l’exercice financier sur les plans financier et non financier?
6. Quelles ont été les méthodes de collecte de fonds employées par l’organisme et quels en ont été les résultats?
7. Quelles sont les visées de l’organisme pour le prochain exercice financier?
8. Quelle structure de gouvernance l’organisme présente-t-il?

Pourquoi importe-t-il pour un organisme de rendre publics ses états financiers? De plus en plus, les membres, les donateurs, les organismes subventionnaires et autres parties prenantes s’intéressent de manière active aux pratiques financières des organismes sans but lucratif ou à vocation caritative². En publiant ses états financiers, un organisme fera preuve de responsabilité financière et de transparence auprès de ses parties prenantes. Les organismes de niveau 2 ou 3 qui sont tenus de faire vérifier leurs états financiers ou d’avoir recours à une mission d’examen (voir la norme B2) doivent accompagner leurs états financiers de toutes les notes formulées par l’expert-comptable qui les aura examinés.

Pourquoi importe-t-il pour un organisme de rendre publique la liste des membres de son conseil d’administration? Les administrateurs d’un organisme sans but lucratif ou à vocation caritative ont pour responsabilité de superviser l’ensemble des activités de l’organisme. Les parties prenantes et les membres de la collectivité ont, par conséquent, le droit de connaître le nom et les coordonnées de chacun des administrateurs de l’organisme³. Les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative ont l’obligation de rapporter tout changement concernant leur conseil d’administration, comme l’élection ou la nomination d’un nouvel administrateur, la démission ou la révocation d’un administrateur ou encore le changement d’adresse d’un des administrateurs. Une fois un changement survenu, les organismes disposent de 15 jours pour soumettre à Corporations Canada le Formulaire 4006 – Changements concernant les administrateurs dûment rempli³. La norme B10 stipule que les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative doivent également rendre public ce type d’information pour permettre à leurs parties prenantes de communiquer avec l’ensemble de leurs administrateurs.

Pourquoi importe-t-il que les organismes de bienfaisance publient sur leur site Web le numéro d’enregistrement (NE) que leur a attribué l’Agence du revenu du Canada (ARC)? Au Canada, chaque organisme de bienfaisance reçoit un numéro d’enregistrement unique, composé d’un numéro d’entreprise, d’un identificateur de programme et d’un numéro de référence. Le numéro d’enregistrement constitue une composante majeure de l’identité juridique d’un organisme.

Pourquoi importe-t-il que les organismes de bienfaisance publient sur leur site Web certaines parties de leur plus récent formulaire T3010, intitulé « Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés », tel qu’ils l’ont soumis à l’ARC? Les parties du formulaire T3010 accessibles au public comportent des renseignements essentiels sur les activités financières de l’organisme, notamment ses revenus, ses dépenses et la rémunération des dix membres de son personnel touchant les plus hauts salaires. En affichant ce type d’information sur son site Web pour en faciliter l’accès, un organisme démontre à ses parties prenantes et à l’ensemble de la collectivité un niveau élevé de transparence et de responsabilité sur le plan financier. La liste des organismes de bienfaisance tenue par l’Agence du revenu du Canada offre un accès en ligne à l’information destinée au public que les organismes de bienfaisance du Canada soumettent à l’ARC au moyen du formulaire T3010. Les organismes ont la possibilité de fournir un lien menant à cette information sur leur site Web pour se conformer à la norme B10.

From "Accreditation Preparation Workbook Section B: Financial Accountability & Transparency,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. “Improved Annual Reporting by Not-For-Profit Organizations,” The Canadian Institute of Chartered Accountants, 2011.
3. “Report Changes Regarding Directors,” Your Reporting Obligations Under the Canada Not-for-profit Corporations Act, Industry Canada.

Quels renseignements relatifs à la rémunération faut-il fournir à l’ARC sur le formulaire T3010? Les organismes de bienfaisance canadiens doivent divulguer les fourchettes salariales de leurs dix plus importants postes rémunérés, permanents et à temps plein. Pour ce faire, ils doivent indiquer sur le formulaire T3010 le nombre d’employés concernés faisant partie de chacune des catégories de rémunération inscrites sur le formulaire : 39 999$ ou moins, de 40 000 à 79 999 $, de 80 000 $ à 119 999 $, et ainsi de suite jusqu’à 350 000 $ ou plus. Conformément à la norme B11, tous les organismes sans but lucratif accrédités par Imagine Canada doivent rendre publique cette information, et ce, même s’ils ne soumettent pas de formulaire T3010 à l’ARC. Tous les organismes de bienfaisance canadiens doivent soumettre un formulaire T3010, dont une partie du contenu est accessible au public à partir de la liste des organismes de bienfaisance tenue par l’ARC.

Pourquoi les organismes devraient-ils permettre à leurs parties prenantes d’accéder à de l’information sur leurs niveaux de rémunération? Les donateurs, les entreprises, les fondations et les gouvernements souhaitent de plus en plus connaître les coûts d’exploitation et les dépenses des organismes sans but lucratif ou à vocation caritative. De même, les médias se montrent de plus en plus intéressés par les niveaux de rémunération offerts au Canada par ces organismes¹. La divulgation de renseignements sur les niveaux de rémunération constitue une composante importante des pratiques qu’un organisme doit adopter en matière de responsabilité financière et de transparence.

From "Accreditation Preparation Workbook Section B: Financial Accountability & Transparency,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Statement on Employee Compensation in the Charitable and Nonprofit Sector,” Imagine Canada, February 2012.

Pourquoi importe-t-il que les organismes divulguent des renseignements détaillés concernant l’objet et le montant de tout paiement fait aux membres du conseil d’administration ou aux entreprises dans lesquelles l’un des membres du conseil d’administration a un intérêt? Conformément à la norme A19, faisant partie de la section A du Programme de normes, consacrée à la gouvernance du conseil d’administration, « aucun membre du conseil d’administration ne peut recevoir, directement ou indirectement, un salaire, des frais, des commissions ou toute autre rémunération pour services rendus à l’organisme en tant qu’administrateur ». Les membres du conseil d’administration peuvent cependant être payés pour des services qu’ils offrent à l’organisme à un titre autre que celui d’administrateur, par exemple, en tant que consultant. La divulgation du montant et de l’objet des paiements ainsi effectués est une composante essentielle du principe de transparence financière auquel doivent adhérer les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative.

Il peut sembler y avoir un conflit d’intérêts important lorsqu’un organisme effectue un paiement à l’un de ses administrateurs ou à une entreprise dont l’une des parties prenantes majeures – comme un propriétaire, un partenaire ou un membre de la haute direction – compte parmi les administrateurs de l’organisme. Les conflits d’intérêts réels ou perçus peuvent compromettre la réputation d’un organisme et avoir un impact sur la façon dont le public perçoit l’ensemble du secteur sans but lucratif. Une politique relative aux conflits d’intérêts (voir la norme A12) doit définir la marche à suivre dans les cas où l’un des administrateurs a un intérêt dans l’un des contrats établis par l’organisme. En divulguant des renseignements détaillés concernant le montant des paiements faits pour des produits ou des services à ses administrateurs ou aux entreprises dans lesquelles l’un de ses administrateurs a un intérêt, un organisme démontrera à ses parties prenantes qu’il applique sa politique relative aux conflits d’intérêts et contribuera à renforcer sa réputation en matière d’éthique financière.

Note à l’intention des organismes de bienfaisance constitués en sociétés en vertu d’une loi provinciale : Dans certaines provinces, les administrateurs ne sont pas autorisés à toucher la moindre rémunération en contrepartie d’autres services qu’ils pourraient offrir à leur organisme, dans la mesure où une telle situation serait perçue comme un cas de conflit d’intérêts intrinsèque¹.

Que dit la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif relativement à la rémunération des membres du conseil d’administration? La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif autorise les administrateurs à recevoir une indemnisation ou une rémunération raisonnable pour leurs dépenses ou les services qu’ils rendent à l’organisme.

From "Accreditation Preparation Workbook Section B: Financial Accountability & Transparency,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “‘Remuneration of Directors, Officers and Members’ in New Legislation Canada Not-for-Profit Corporations Act: The Directors,” Corporations Canada.

Qu’est-ce qu’une activité de collecte de fonds? L’ARC considère comme activité de collecte de fonds toute activité qui consiste à solliciter du soutien, à moins que celle-ci ne satisfasse au test de la « totalité ou presque »¹.

Test de la « totalité ou presque » : Si la totalité ou presque (soit 90 % ou plus) d’une activité ne consiste pas à solliciter du soutien, l’ARC considérera que celle-ci pourrait être menée sans le recours à la moindre sollicitation et que les coûts qui y sont reliés n’ont pas à être traités comme des coûts de collecte de fonds.  

Exemple d’activité satisfaisant au test de la « totalité ou presque »² : Le directeur général d’un organisme de bienfaisance fait part des résultats de travaux de recherche menés par son organisme à un auditoire intéressé par le sujet. Il termine son allocution en fournissant les coordonnées des personnes-ressources et invite les membres de l’auditoire à s’informer sur les activités de l’organisme ou, s’ils le souhaitent, à faire un don. Dans ce cas, l’activité satisfait au test de la « totalité ou presque » et aucun des coûts liés à l’allocution (comme le temps et les frais de déplacement du directeur général) ne doit être traité comme une dépense de collecte de fonds.

Exemple d’activité ne satisfaisant pas au test de la « totalité ou presque » : La page d’accueil du site Web d’un organisme de bienfaisance sert, en grande partie, à solliciter des dons ou à renseigner les visiteurs sur les différentes façons de faire un don. Pour obtenir de l’information sur l’organisme et ses programmes, les visiteurs doivent accéder aux pages suivantes. En raison de la prédominance du contenu portant sur la collecte de fonds par rapport au reste du site, on considérera que plus de 10 % de l’information véhiculée par ce site se rapporte à la sollicitation de dons. Dans ce cas, le site en question ne satisfait pas au test de la « totalité ou presque »².

Attribution proportionnelle des coûts liés aux activités de collecte de fonds et d’autres dépenses : L’ARC reconnaît que certaines activités peuvent comporter des coûts de collecte de fonds et d’autres dépenses liées, par exemple, à la gestion ou à l’administration. Pour pouvoir répartir au prorata les coûts de l’une de ses activités, un organisme devra démontrer que moins de 90 % de son activité consiste à promouvoir ses objectifs de collecte de fonds². Pour aider les organismes de bienfaisance à déterminer si une telle répartition est possible, l’ARC conseille à ces derniers de séparer les coûts de collecte de fonds des autres coûts et de prendre en considération les éléments suivants² :

• la proportion du contenu destiné à la bienfaisance, à la collecte de fonds, à la gestion et à l’administration, ou aux activités politiques;
• les ressources consacrées au contenu qui se rapporte à la bienfaisance, à la collecte de fonds, à la gestion et à l’administration, ou aux activités politiques (le temps de travail des employés et des bénévoles, les finances et les biens);
• l’importance de la portion de l’activité liée à la collecte de fonds.

Pourquoi les coûts associés aux activités de collecte de fonds doivent-ils être divulgués? La loi exige que tous les organismes de bienfaisance enregistrés rapportent tous leurs coûts de collecte de fonds sur leur formulaire T3010. L’Agence du revenu du Canada stipule que ces organismes doivent faire preuve de transparence en ce qui a trait à leurs coûts de collecte de fonds, à leurs revenus et à leurs pratiques. Selon l’ARC, le défaut de divulguer des renseignements exacts à ce sujet pourrait signifier que les activités de collecte de fonds ont été menées de manière illégale ou trompeuse².

Quels types de dépenses un organisme doit-il divulguer? Le tableau ci-dessous³ fourni par Imagine Canada signale les types d’activités dont les coûts doivent être imputés à la collecte de fonds. Il a été conçu pour aider les organismes à déterminer les coûts de collecte de fonds qu’ils doivent rendre publics.

From "Accreditation Preparation Workbook Section B: Financial Accountability & Transparency,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “What activities are fundraising?” Imagine Canada’s Charity Tax Tools.
2. “Fundraising by Registered Charities,” Canada Revenue Agency, April 20th 2012.
3. “Recording fundraising costs,” Imagine Canada’s Charity Tax Tools.

Définition : vérification¹

La vérification comptable, également appelée « audit », est le processus qui procure le plus haut degré d’assurance quant à l’exactitude des états financiers. Elle permet de garantir de façon raisonnable que les états financiers de l’organisme présentent fidèlement la situation financière, le rendement financier et les flux de trésorerie de ce dernier, conformément au cadre d’information financière applicable.

Définition : mission d’examen¹
Une mission d’examen consiste principalement en une prise de renseignements, en un examen analytique des renseignements fournis et en divers entretiens menés avec les personnes concernées relativement à cette information. Ce type de mission (ou tâche) est pertinent dans les cas où l’organisme n’est pas tenu de soumettre ses états financiers à une vérification comptable et où, toutefois, la direction ou des tiers tels que des institutions financières ou des organismes subventionnaires souhaitent obtenir un niveau d’assurance quant au caractère plausible des états financiers.

Vérification et mission d’examen¹
Lorsqu’il procède à la vérification d’états financiers, un comptable agréé a pour mandat d’exprimer une opinion quant à la fidélité de l’image que donnent ces documents de la situation financière de l’entité concernée. Dans le cas d’une mission d’examen, l’objectif est de déterminer si l’information présentée dans les états financiers est plausible dans les circonstances. Le qualificatif « plausible » signifie « crédible » et renvoie à un niveau d’assurance modéré.

Pourquoi importe-t-il de faire vérifier ses états financiers? Une vérification comptable constitue pour un organisme l’occasion de faire preuve de responsabilité financière et de transparence en permettant l’examen de ses livres comptables et de ses registres par un vérificateur externe, lequel sera en mesure d’établir l’exactitude de l’information présentée dans les états financiers produits par l’organisme en question².

Note : La législation en vigueur dans certaines provinces peut imposer aux organismes sans but lucratif ou à vocation caritative qui comptent moins d’un million de dollars de revenus annuels de faire vérifier leurs états financiers par un expert-comptable agréé indépendant. Les organismes sans but lucratif ou à vocation caritative doivent s’assurer de se conformer à l’ensemble des lois applicables.

Lors de l’examen des états financiers vérifiés, les membres du conseil d’administration peuvent être amenés à poser les questions suivantes :

• Le vérificateur a-t-il exigé que des changements importants soient apportés aux renseignements financiers fournis par la direction relativement à l’exercice financier avant d’approuver les états financiers et de produire son rapport?
• Le vérificateur a-t-il relevé des faiblesses relatives aux contrôles internes ou aux politiques comptables?
• Le vérificateur a-t-il exprimé des préoccupations au sujet des activités financières de l’organisme sur la base des états financiers qui lui ont été soumis?
• Le vérificateur a-t-il exprimé des préoccupations au sujet de certaines des estimations de la direction présentées dans les états financiers?
• Le vérificateur a-t-il découvert un problème l’ayant amené à produire un rapport assorti d’une réserve?

From "Accreditation Preparation Workbook Section A: Board Governance,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “Standards Program Definitions,” Imagine Canada, May 2011.
2. “A Guide to Financial Statements of Not-for-Profit Organizations: Questions for Directors to Ask,” The Canadian Institute of Chartered Accountants, 2012.