Un examen approfondi de la norme B5

Qu’est-ce qu’un budget annuel et pourquoi le conseil d’administration doit-il le passer en revue régulièrement? Un budget consiste en un programme financier qui reflète les plans stratégiques et opérationnels d’un organisme¹. Le budget d’un organisme constitue essentiellement un outil destiné à aider ce dernier à poursuivre sa mission. Le budget annuel est le moyen le plus important dont dispose un conseil d’administration pour s’assurer que son organisme gère et utilise de manière responsable et efficace les fonds et les éléments d’actif qui sont à sa disposition². En approuvant et en surveillant le budget annuel, le conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif s’assure de la gestion responsable des ressources financières de ce dernier¹. Il importe de se rappeler que tous les administrateurs partagent, avec le trésorier, la responsabilité de gérer efficacement les ressources financières de l’organisme et que chacun d’eux pourrait, dans certaines circonstances, être tenu personnellement responsable des dettes contractées par l’organisme².

S’il répond aux cinq critères suivants, un budget annuel peut constituer un outil efficace en ce qui a trait à la surveillance des activités financières d’un organisme² :

• Le budget est préparé de manière minutieuse et réfléchie.
• Le budget est préparé ou approuvé (ou les deux) par le conseil d’administration.
• La période couverte par le budget correspond à celle qui est couverte par les états financiers de l’organisme.
• Les états financiers sont préparés en temps opportun et comparés au budget (lequel figure idéalement sur les états financiers).
• Le conseil d’administration mène des discussions et est prêt à prendre des mesures au cas où la comparaison des états financiers avec le budget révélerait des écarts importants.

Au cours du processus d’examen et d’approbation du budget, les administrateurs d’un organisme peuvent être amenés à poser les questions suivantes :

• Quelles sont les suppositions ou les hypothèses qui ont servi de base aux estimations inscrites au budget en matière de dépenses et de revenus pour l’année à venir?
• Y a-t-il des écarts importants entre le budget actuel et celui de l’année passée? Si tel est le cas, qu’est-ce qui explique ces différences?
• Quel est le plan de rémunération du personnel pour l’année à venir?
• Quels changements apportés aux programmes et aux services le budget reflète-t-il?
• Le budget est-il en harmonie avec le plan stratégique?
• Quels sont les différents scénarios qui ont été pris en considération lors de la préparation du budget?
• L’organisme dispose-t-il d’une réserve lui permettant de parer aux événements inattendus ou indésirables?

From "Accreditation Preparation Workbook Section B: Financial Accountability & Transparency,"  Katharine Zywert, Social Prosperity Wood Buffalo at the University of Waterloo, 2013.

1. “A Guide to Financial Statements of Not-for-Profit Organizations: Questions for Directors to Ask,” The Canadian Institute of Chartered Accountants, 2012.
2. “Financial Responsibilities of Not-for-Profit Boards: A Self-Guided Workbook,” The Muttart Foundation and Alberta Culture and Community Spirit, 2008.