Glossaire: P

Une pièce justificative est un document original où une transaction entre plusieurs parties est enregistrée et décrite.

Les pièces justificatives qui valident les informations des documents constitutifs et les données financières sont les suivantes :

• courriels et notes de service manuscrites; 
• factures des fournisseurs;
• rapports de dépenses et reçus;
• chèques débités et reçus de cartes de crédit;
• bons de petite caisse;
• principaux contrats conclus par l’organisme de bienfaisance;
• contrats de travail;
• ordres de travail;
• bordereaux des services de messagerie et lettres de transport;
• bons de commande;
• bordereaux de dépôt bancaire.

Le plan de comptes est la liste principale des codes (composés de chiffres ou de lettres) et des noms des différents comptes qui servent à classer, à enregistrer les transactions financières, à les prévoir au budget et à les enregistrer dans un grand livre général.

En règle générale, le prix de base rajusté est le montant du prix d’achat d’un bien, auxquels s’ajoutent ses frais d’acquisition (comme les honoraires d’avocat ou d’arpentage), ainsi que le coût des améliorations éventuelles qui lui sont apportées.

Les procès-verbaux sont la transcription écrite des questions traitées et des décisions prises en réunion. Ils sont rédigés à partir de notes prises en cours de réunion – habituellement par la personne désignée pour remplir le rôle de secrétaire – et, en règle générale, ils sont présentés au même groupe pour approbation lors d’une réunion ultérieure. Après son adoption, un double du procès-verbal est signé généralement par la personne ayant présidé la réunion et par le secrétaire qui l’a rédigé pour le rendre officiel. Les procès-verbaux devraient être conservés dans un registre permanent et ils sont souvent conservés ensemble dans le même registre.

Une promesse est un engagement à effectuer un don à l’avenir. Ce n’est pas un don, tant que l’organisme ne l’a pas véritablement reçu. Dans ces conditions, aucun reçu ne peut être délivré avant que le donateur tienne sa promesse en effectuant son don.