Modifications qui doivent être communiquées à l'ARC
Certaines modifications ne doivent pas être approuvées par l'ARC, mais doivent lui être communiquées. Dans de nombreux cas, il est fortement conseillé de faire examiner les modifications par un professionnel du droit avant de les communiquer à l'ARC.
- Changer vos coordonnées. Si vos bureaux déménagent ou si vous changez de numéro de téléphone, de télécopieur ou d’adresse de courriel, vous devez en informer l'ARC dans les meilleurs délais, par courrier ou par télécopie. Vous pouvez vérifier le traitement de cette modification en consultant vos coordonnées dans sur la liste des organismes de l'ARC.
- Changer le nom légal de votre organisme de bienfaisance. Si vous modifiez le nom légal ou la dénomination sociale de votre organisme de bienfaisance, vous devez en informer l’ARC. Vous ne devez pas délivrer de reçus sous votre nouveau nom, tant que l’ARC ne l’a pas approuvé.
- Changer les activités de bienfaisance ou commencer de nouvelles activités. Quand votre organisme a demandé pour la première fois le statut d’organisme de bienfaisance, il a énuméré les activités qu’il réaliserait dans le cadre de ses fins de bienfaisance. Si votre organisme de bienfaisance prévoit commencer de nouvelles activités non mentionnées dans votre demande, vous devriez en informer l’ARC. Elle vous indiquera si les activités proposées sont des activités de bienfaisance et si vous devrez modifier vos fins de bienfaisance.
- Changer les fins de bienfaisance de votre organisme. Si vous prévoyez modifier les objectifs légaux ou les fins légales de votre organisme, vous pourrez décider de consulter l’ARC à l’avance sur le changement que vous prévoyez.
- L'organisme de bienfaisance n'exerce plus aucune activité. Si vous prévoyez mettre fin aux activités de votre organisme de bienfaisance ou si vous le dissolvez, vous devriez demander à l’ARC d’annuler son enregistrement d’organisme de bienfaisance. Le terme de « révocation volontaire » sert à désigner cette situation.
Modifications qui doivent être approuvées par l'ARC
- Changer la date de fin d'exercice de votre organisme. Vous devez recevoir l’autorisation de l’ARC avant de pouvoir changer la date de fin d’exercice de votre organisme de bienfaisance. La longueur de la période de déclaration de votre organisme de bienfaisance ne peut pas dépasser 12 mois. Quand vous changez de date de fin d’exercice, une brève période de déclaration sera indispensable pour passer de votre ancienne à votre nouvelle date de fin d’exercice.
- Accumuler des fonds dans un but particulier. Si votre organisme de bienfaisance planifie un grand projet ou une activité importante (par exemple, la construction d’un bâtiment ou l’achat d’équipement onéreux), il peut avoir besoin d’accumuler des fonds dégagés de son fonctionnement pendant plusieurs exercices. Comme les organismes de bienfaisance doivent consacrer chaque année, en règle générale, 3,5 % de la valeur moyenne de leurs actifs de placement chaque année aux activités de bienfaisance, il pourrait être difficile de mettre des fonds de côté pour un projet de ce type, tout en respectant le contingent des versements. Vous devez informer l’ARC du but dans lequel vous souhaitez accumuler des fonds, de leur montant nécessaire et du nombre d’exercices pendant lesquels vous pensez devoir les accumuler. Quand l’ARC a accordé cette autorisation, les fonds mis de côté par votre organisme de bienfaisance pour ce projet ou cette activité seront exclus des actifs de placement et du calcul du contingent des versements, bien qu’ils ne soient pas encore dépensés au profit de ses programmes de bienfaisance.
- Modifier la désignation de votre organisme de bienfaisance. Quand le statut d’organisme de bienfaisance a été accordé pour la première fois à votre organisme de bienfaisance, la désignation suivante lui a été appliquée: œuvre de bienfaisance; fondation publique; ou fondation privée. Si vous n’êtes pas d’accord avec cette désignation ou si vous souhaitez la faire modifier, vous pouvez demander un changement de désignation.
Quand consulter un professionnel
Il existe des situations dans lesquelles les organismes de bienfaisance sont susceptibles de consulter des professionnels. Les types de professionnels suivants peuvent offrir des services afin d'aider les organismes de bienfaisance à respecter les exigences de l'ARC.
Les aides comptables exécutent les tâches routinières liées à l’enregistrement des transactions dans les registres d’un organisme de bienfaisance, à savoir :
- le règlement des factures;
- le dépôt de l’argent reçu à la banque;
- l’enregistrement des transactions;
- la préparation des reçus de dons;
- l’apurement des comptes et ainsi de suite.
Le travail des comptables commence, en règle générale, où cesse celui des aides comptables. Les comptables exécutent les tâches suivantes :
- l’apurement des comptes;
- la préparation et l’enregistrement des écritures rectificatives dans le système comptable;
- la recommandation et l’application de politiques et de principes comptables;
- la préparation des états financiers et des rapports connexes;
- éventuellement, l’assistance à la préparation et à l’analyse des budgets des organismes de bienfaisance.
Les vérificateurs examinent les états financiers d’un organisme de bienfaisance en toute indépendance. Ils vérifient le travail des comptables au moyen de divers tests et d’autres procédures conçus pour révéler si les états financiers préparés par les comptables présentent le bilan financier de l’organisme de bienfaisance « de façon juste ». Leur travail consiste à formuler une opinion objective sur la présentation des états financiers qui assurent aux tiers (comme les bailleurs de fonds) que les états financiers sont fiables.
Les professionnels du droit peuvent assister un nouvel organisme de bienfaisance à se doter de la personnalité morale et à s’inscrire pour obtenir son statut d’organisme de bienfaisance. Ils peuvent également conseiller et assister les organismes de bienfaisance en matière d’interprétation et d’application de la loi, surtout dans les situations complexes ou rares. Les avocats peuvent également aider les organismes de bienfaisance à tenir leurs divers registres officiels, comme les procès verbaux et les règlements administratifs.
Les évaluateurs professionnels peuvent servir à calculer la juste valeur des dons importants ou des dons en nature inhabituels reçus par les organismes de bienfaisance et à la justifier preuves à l’appui. Un courtier en assurance de votre région pourrait être une source d’information utile sur les professionnels qualifiés. Les organismes de bienfaisance devraient vérifier soigneusement l’expérience professionnelle et les titres de compétences des évaluateurs.
Les organismes de bienfaisance peuvent avoir besoin d’un professionnel des systèmes pour mettre en place leurs systèmes comptables, surtout s’ils sont informatisés. Il est important de faire appel à une personne possédant la technologie et les compétences informatiques nécessaires pour installer le logiciel comptable et le matériel informatique qui le fait fonctionner. Il est également important de faire appel à un comptable qualifié pour mettre au point le plan de comptes.
Comment trouver des professionnels de bonne réputation
La méthode de recherche de professionnels la plus efficace consiste à solliciter l’avis de collègues de confiance employés par d’autres organismes de bienfaisance. Ils peuvent vous communiquer le nom de professionnels qui leur ont donné toute satisfaction dans une situation vraisemblablement comparable à la vôtre. Quand vous disposerez de plusieurs noms, vous devriez organiser des entrevues avec les professionnels auxquels vous ferez éventuellement appel pour évaluer leur expérience, leurs aptitudes pertinentes, ainsi que leur style.