Registres financiers

L’Agence du revenu du Canada (ARC) ne prescrit pas de méthode de mise en place des registres financiers, ni de systèmes comptables à utiliser. Les registres d’un organisme de bienfaisance doivent néanmoins permettre à l’ARC de vérifier les éléments suivants :

les revenus, y compris tous les dons reçus;
la dépense des ressources au profit des programmes de bienfaisance;
la persistance de la nature caritative des fins et des activités de l’organisme de bienfaisance.

Les registres doivent être étayés par des pièces justificatives qui permettent à l’ARC de vérifier les écritures qui y ont été réalisées. Les registres doivent être tenus en français ou en anglais.

Compte bancaire

Votre organisme de bienfaisance doit détenir un compte bancaire, qui sera au cœur du contrôle de ses finances. Tout l’argent reçu doit être déposé dans votre compte en banque et tous les règlements effectués à partir de lui (sauf pour les montants très modiques).

Choisissez un compte pour lequel vous recevrez un relevé et dont vos chèques vous seront retournés (ou des doubles ou des images numériques) chaque mois.
Le conseil d’administration doit adopter une motion pour autoriser l’ouverture de ce compte et désigner des signataires autorisés. La banque ou la caisse populaire fournit souvent un exemple de formulation d’une motion de ce type, qui satisfait ses avocats.
Choisissez les signataires autorisés souvent le président du conseil d’administration, ainsi que le trésorier bénévole et le directeur général. Les signataires autorisés sont les seules personnes à pouvoir signer des chèques.

Il est judicieux de faire signer les chèques par deux signataires autorisés. Vous pourrez cependant n’exiger qu’une signature pour les chèques inférieurs à un certain montant (modique). N’oubliez pas que, comme tous les signataires autorisés ne sont pas disponibles en permanence, d’en désigner plus que deux.

Apurer votre compte en banque

Toutes les transactions sont enregistrées dans vos livres de comptes et dans les registres de la banque. Elles sont souvent enregistrées dans ces deux types de registres à des moments différents, ce qui produit également une différence dans leurs soldes. C’est en apurant les comptes qu’il est possible de s’assurer qu’aucune transaction ne manque dans un ensemble de registres ou dans l’autre et que le solde exact apparaît dans vos livres de comptes.

La banque vous adresse chaque mois un relevé de compte faisant apparaître les dépôts et les retraits effectués d’après ses registres. Il arrive que les banques commettent des erreurs dans ces relevés. L’analyse de ces relevés et l’apurement de votre compte en banque révéleront ces erreurs. L’apurement devrait être effectué chaque mois, puisque la majorité des banques n’autorisent pas la contestation de leur registre au-delà d’une certaine période.

L’apurement des comptes bancaires devrait être réalisé par une autre personne que celle qui émet les chèques ou encaisse les dépôts en espèces. Il devrait également être vérifié et approuvé par une personne exerçant des responsabilités supérieures.

Enregistrer vos dépôts

La banque ou la caisse populaire vous remettra des bordereaux de dépôt à utiliser pour déposer l’argent que vous recevrez dans votre compte. Vous remplissez un bordereau par dépôt et le remettez à la banque avec les différents éléments à déposer.

Conserver les registres de dons

Un organisme de bienfaisance devrait conserver un registre de tous les dons, qu’un reçu officiel soit délivré pour eux ou non, que ce soit dans un journal des encaissements ou dans un programme comptable informatisé. Ce registre devrait contenir les informations suivantes :

nom et adresse du donateur;
date du don;
montant du don;
montant pour lequel un reçu officiel peut être délivré, si ce montant diffère de celui du don;
délivrance ou non-délivrance d’un reçu officiel;
numéro du reçu officiel, s’il a été délivré;
le but du don.

Conserver des doubles des reçus de dons émis

Un double de tous les reçus doit être conservé pendant deux ans à dater de la fin de l’année pendant laquelle les reçus sont délivrés. Si le reçu est délivré sur papier, un double sur papier doit être conservé en lieu sûr. L’Agence du revenu du Canada (ARC) est susceptible de demander à le voir. Pour en savoir plus sur la conservation des reçus de dons, consultez la section Dons et reçus.

Délivrer des reçus à des fins autres que fiscales

Un organisme de bienfaisance peut délivrer des reçus à des fins autres que fiscales. Ces reçus attestent simplement la réception d’un don d’un certain montant. Les donateurs ne peuvent pas les utiliser pour réclamer un crédit d’impôt pour don de bienfaisance. Ces reçus doivent être délivrés dans les cas où l’organisme de bienfaisance ne peut pas délivrer un reçu officiel de don (p. ex., en cas d’absence d’un montant admissible) ou dans ceux où le donateur ne peut pas utiliser de reçu officiel de don. Ces reçus doivent comporter les renseignements suivants :

date de réception du versement;
nom et adresse de la personne à qui le reçu a été délivré;
montant du versement;
justification du versement (p. ex., numéro de facture ou justification du versement, telle que « cotisation de membre »).

Registres des cotisations des membres et des subventions gouvernementales

Cotisations

Les frais d’adhésion ou cotisations des membres sont une source de financement très fréquente pour les organismes de bienfaisance. Les organismes de bienfaisance doivent conserver des registres sur tous leurs membres cotisants. Ces registres doivent contenir les renseignements suivants :

montants versés;
date des versements;
date d’expiration des adhésions (si leur durée est limitée);
nom, adresse et coordonnées des membres;
catégories d’adhésion (s’il y a lieu).

Subventions gouvernementales

Les organismes de bienfaisance peuvent également percevoir des fonds sous forme de subventions gouvernementales. Les registres à conserver et les modalités de production de rapports sont habituellement définis dans le contrat passé entre le gouvernement et l’organisme de bienfaisance. L’organisme de bienfaisance doit mettre en place ses registres pour suivre les mouvements de fonds, subvention gouvernementale par subvention gouvernementale. Cette tâche peut être exécutée dans le cadre du grand livre général. N’oubliez pas que la légitimité de chaque dépense figurant au grand livre général doit être attestée par des pièces justificatives.

Une subvention gouvernementale exige de suivre toutes les dépenses qu’elle sert à financer avec une grande précision. Les dépenses peuvent être suivies et récapitulées différemment selon les conditions fixées lors de l’attribution de la subvention, à savoir par type (p. ex., salaires ou déplacement) ou par catégorie de coût du projet (p. ex., évaluation des besoins ou construction d’un site Web). Certaines dépenses peuvent être liées à 100 % à un projet (p. ex., les déplacements) et d’autres peuvent être affectés à différentes activités (p. ex., le salaire du directeur général ou le coût d’une activité de promotion de plusieurs des programmes de l’organisme de bienfaisance). Voir Enregistrement et affectation des dépenses pour obtenir de plus amples renseignements sur ce thème.

Facturation des biens ou des services

Un organisme de bienfaisance peut facturer des frais d’adhésion ou des cotisations à ses membres ou facturer ses produits ou ses services à ses clients. L’organisme de bienfaisance doit conserver un registre de toutes les factures émises et y noter tous les règlements encaissés.

Enregistrer les débours

Les débours ou versements peuvent être effectués par chèque ou en espèces. Le montant des versements en espèces (appelés petite caisse) devrait être très minime; les versements d’un montant important ou les versements répétés doivent toujours être effectués par chèque.

Sorties de petite caisse

Il est indispensable de conserver un registre pour chaque sortie de petite caisse, normalement dans un tableur séparé. Veillez à conserver toutes les pièces nécessaires pour justifier les sommes remises en espèces. La pièce justificative d’une sortie de petite caisse est une facture, un coupon de dépense ou un reçu de caisse enregistreuse correspondant au montant de la dépense.

Les registres des sorties de petite caisse doivent être apurés chaque mois. En d’autres termes, le montant total de toutes les pièces justificatives du reliquat des fonds en caisse doit être comparé au montant en caisse au départ (appelé normalement « fonds de caisse »). Ces montants doivent être égaux.

Registre des débours

Des registres détaillés de tous les débours, ou versements, doivent être conservés dans un journal des décaissements ou dans un programme comptable électronique. De plus, si vous émettez des chèques manuellement, n’oubliez pas de remplir complètement le talon de chaque chèque : c’est votre registre permanent des chèques émis.

Grand livre général

Le grand livre général est le « livre comptable » central du système comptable de l’organisme de bienfaisance. Chaque transaction — un achat, un versement, un don, une transaction en espèces — est passée en écriture dans le grand livre général. La présentation ci-dessous de la mise en place d’un grand livre général s’applique à la fois aux systèmes comptables informatisés et manuels.

Mise en place d'un plan de comptes

La mise en place d’un grand livre général commence toujours par la mise en place d’un plan de comptes. C’est la liste de tous les comptes du grand livre général. Il existe de nombreuses méthodes de mise en place d’un plan de comptes, mais il est important que l’organisme de bienfaisance choisisse avec soin celle qui sera la plus efficace dans sa propre situation. Le plan de comptes devrait être suffisamment souple pour être développé par la suite, tout en restant facile à utiliser et à comprendre.

Mise en place et mise à jour du grand livre général

Le grand livre général est mis à jour, en principe, une fois par mois. Cette opération consiste à enregistrer toute l’activité comptable pertinente pour chaque compte dans la page correspondante du grand livre général. Toutes les rentrées de fonds relatives à un compte sont tirées du journal des encaissements et tous les débours relatifs à un compte sont tirés du journal des décaissements. D’autres sources d’information peuvent également être utilisées, comme un journal général.

Synthèse du grand livre général

Le grand livre général contient les informations qui servent à préparer les rapports financiers. Afin qu’elles soient plus faciles à utiliser et pour vérifier l’exactitude du grand livre général, ces informations sont récapitulées dans une balance de vérification, qui récapitule le solde de clôture de chaque compte du grand livre général. L’exactitude mathématique du grand livre général se confirme en totalisant ces informations dans deux colonnes et en vérifiant que leurs totaux sont égaux. Si ce n’est pas le cas, il est indispensable de reprendre le grand livre général et de découvrir l’erreur à l’origine de ce déséquilibre. Quand le grand livre général est équilibré, les informations contenues dans la balance de vérification sont résumées dans les états financiers et dans les autres rapports.

États financiers

Le terme « états financiers » sert en principe à désigner les documents suivants :

l’état des recettes et des dépenses (ou état des résultats);
l'état de la situation financière (ou bilan);
l’état des flux de trésorerie;
notes accompagnant les états financiers.

Certains organismes de bienfaisance y ajoutent séparément un état de l’évolution de l’actif net. Cette présentation des états financiers est très brève; adressez-vous à un comptable professionnel qui aidera votre organisme de bienfaisance à mettre en place ces états financiers. Dans ces conditions, leur présentation sera correcte et vous saurez ce qui doit être inclus à chaque ligne des états financiers.

Les informations enregistrées au cours de l’exercice alimentent le contenu de ces rapports. C’est pour cette raison que la rigueur de la comptabilité et des contrôles internes est si importante. La qualité des états financiers dépend de la qualité des informations recueillies tout au long de l’année.

État des résultats

Appelé parfois l'état des résultats d'exploitation ou l'état des recettes et des dépenses, ce rapport fait apparaître le montant des revenus gagnés pendant une certaine période (habituellement d’un an) et le montant des dépenses engagées pendant la même période. La différence entre ces deux montants est l’excédent (« profit ») ou le déficit (« perte ») pour cette période.

Bilan

Ce rapport fait apparaître tous les éléments d’actif, toutes les dettes et les fonds propres d’un organisme à un moment donné, en principe à la fin d’un mois ou d’un exercice.

L’actif est ce que l’organisme possède ou ce qui lui est dû. Il se répartit entre l’actif à court terme (ou actif courant), dont la conversion en espèces ou l’utilisation est prévue dans un an au plus et l’actif à long terme, qui sera converti en espèces ou utilisé dans plus d’un an.
Le passif est le montant des dettes de l’organisme envers d’autres organismes ou des particuliers. Le passif à court terme (ou dettes à court terme) est le montant des dettes qui viennent à échéance dans un an; le passif à long terme est le montant de celles que l’organisme remboursera dans plus d’un an.
L’actif net est ce qui reste après avoir soustrait le passif de l’actif.

État des flux de trésorerie

L’état des flux de trésorerie fait apparaître les rentrées et les sorties de fonds d’un organisme pendant l’exercice. Il fait apparaître les recettes et les dépenses, ainsi que les autres rentrées de fonds de l’organisme de bienfaisance (comme le produit d’un prêt bancaire) et ses sorties de fonds (comme l’achat d’une camionnette de livraison). Un organisme de bienfaisance n’est pas tenu de préparer un état des flux de trésorerie, si les mêmes informations apparaissent déjà clairement ailleurs dans les états financiers.

Quelques conseils sur la mise en place d’états financiers

Un organisme de bienfaisance devrait mettre en place des états financiers et classer les informations de ses redditions de comptes dans des catégories qui feront apparaître les informations les plus utiles aux destinataires des états financiers. L’organisme doit :

préparer des états financiers appliquant les principes comptables généralement retenus (« PCGR »);
classer les informations contenues dans les états financiers en catégories pertinentes;
veiller à classer chaque montant important dans une catégorie séparée;
employer un langage simple et clair et éviter le jargon.