Enregistrer et ventiler les dépenses

Il est indispensable de posséder des informations financières exactes et suffisantes pour exploiter correctement votre organisme de bienfaisance et pour respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Le choix de la méthode d’enregistrement des dépenses ou des charges (ces termes sont utilisés indifféremment dans cette section) est une étape importante pour disposer d’informations financières exactes et suffisantes.

Les dépenses sont enregistrées dans des comptes particuliers du grand livre général du plan comptable d’un organisme. Il existe plusieurs méthodes de structuration de ces comptes. Vous choisissez votre méthode en fonction de votre organisme de bienfaisance et des informations les plus utiles pour les personnes qui utilisent vos états financiers.

Une seule transaction financière est souvent liée à plusieurs comptes de charges. C’est pour cette raison que vous devez appliquer une méthode juste et uniforme pour ventiler les dépenses et les enregistrer dans les bons comptes.

Structurer les comptes de charges 

Une méthode de structuration des comptes de charges est par type de dépenses. Cette méthode répartit les dépenses entre diverses catégories, telles que :

  • financement;
  • services de conseils;
  • recherche;
  • administration et ainsi de suite.

La structuration des comptes par type de dépenses est très répandue et vous permet de répondre à des questions telles que :

  • combien les salaires de nos employés nous ont-ils coûté le mois dernier?
  • combien nos locaux à bureaux nous ont-ils coûté cette année?
  • combien le chauffage de notre bâtiment nous a-t-il coûté cette année par comparaison avec l’année dernière?

Si votre organisme de bienfaisance est très petit et ne gère qu’un seul programme ou une seule activité, vous n’aurez peut-être besoin d’aucune autre information supplémentaire pour gérer vos activités et rendre des comptes à leur sujet. La majorité des organismes de bienfaisance ont cependant besoin d’adopter une autre méthode qui leur fournira un plus grand nombre d’informations.

La ventilation des dépenses par fonction est également une méthode très répandue. Elle s’appuie sur les fonctions, les activités ou les programmes d’un organisme de bienfaisance pour structurer ses comptes de charges. Les charges d’un organisme de bienfaisance peuvent se répartir entre les catégories suivantes, selon l’organisme et ses activités :

  • financement;
  • services de conseils;
  • recherche;
  • administration et ainsi de suite.

La structuration des comptes par fonction vous permet de répondre à des questions telles que :

  • combien avons-nous dépensé le mois dernier pour le financement?
  • combien les services de conseils que nous avons offerts nous ont-ils coûté cette année?
  • combien avons-nous dépensé cette année pour la recherche par comparaison avec l’année passée?

Il existe d’autres méthodes, moins courantes, de ventilation des dépenses, qui peuvent être utiles dans certains cas particuliers. Les comptes peuvent être, par exemple, structurés de la façon suivante :

  • par service, pour les organismes de bienfaisance importants (p. ex., communications, services aux membres, finances, ressources humaines, haute direction et ainsi de suite);
  • géographiquement, pour les organismes de bienfaisance qui exercent leur activité à plusieurs endroits (p. ex., par province, par ville ou par pays);
  • par sous-unité organisationnelle pour les organismes de bienfaisance fédérés ou pour les autres organismes de bienfaisance complexes et à multiples paliers (p. ex., sections locales, bureaux régionaux, bureaux provinciaux, etc.)

Chacune de ces méthodes permet de répondre à un ensemble de questions différent, mais une méthode permet rarement de répondre à toutes vos questions à elle seule. De plus, aucune de ces méthodes ne permet de fournir à elle seule tous les renseignements exigés par la reddition de comptes annuelle des organismes de bienfaisance à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous devrez probablement combiner plusieurs méthodes de ventilation des dépenses pour répondre aux besoins de votre organisme de bienfaisance.

Combiner les différentes méthodes de structuration des comptes 

Afin de répondre aux besoins d’un plus grand nombre d’utilisateurs, les dépenses peuvent être enregistrées à la fois par type et par fonction. Cette méthode entraîne malheureusement une importante augmentation du nombre de comptes de charges à mettre en place.  La combinaison de ces deux méthodes peut exiger de nombreux comptes différents, dont ceux-ci :

  • salaires et avantages sociaux – financement;
  • salaires et avantages sociaux – services de conseils;
  • salaires et avantages sociaux – recherche;
  • salaires et avantages sociaux – administration;
  • experts-conseils – financement;
  • experts-conseils – services de conseils;
  • experts-conseils – recherche;
  • experts-conseils – administration;
  • loyer – financement;
  • loyer – services de conseils, etc.

Ne perdez pas de vue les recommandations suivantes pour choisir la structure qui vous conviendra pour vos comptes :

  • Commencez par recenser les utilisateurs de vos informations financières et les raisons pour lesquelles ils en ont besoin. Tenez compte des types de questions qu’ils poseront en fonction de leurs responsabilités et des méthodes qui permettront d’y répondre.
  • N’oubliez pas que l’Agence du revenu du Canada (ARC) souhaite recevoir des informations financières précises sur votre organisme. Vous devrez, par exemple, remplir chaque année la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (formulaire T3010). Voir la section intitulée Remplir votre formulaire T3010 pour obtenir des précisions supplémentaires.
  • N’oubliez pas qu’il est plus facile de résumer des informations détaillées que de tirer des informations détaillées d’informations résumées.
  • Tenez compte de la croissance que vous prévoyez pour votre organisme. Ce qui est simple aujourd’hui pourra devenir ensuite plus complexe. Vous devriez essayer de structurer vos comptes en fonction de cette croissance.

Ventilation possible des dépenses entre plusieurs catégories de charges

De nombreuses dépenses seront vraisemblablement ventilées entre plusieurs comptes, surtout si la structure de vos comptes de charges est complexe ou détaillée. En voici quelques exemples.

  • Les fournitures de bureau achetées par votre organisme peuvent être utilisées pour des activités administratives ainsi que pour des activités de financement.
  • Un billet d’avion acheté pour votre directeur général peut lui permettre de participer à deux réunions : une réunion pour contrôler vos programmes et une autre pour solliciter un financement.
  • Le montant des factures de téléphone mensuelles de votre organisme de bienfaisance est lié aux communications téléphoniques du personnel de ses services de conseils et du personnel de ses programmes éducatifs.
  • Le loyer payé par votre organisme de bienfaisance lui permet d’utiliser des locaux de bureaux pour chaque membre de son personnel et pour chacun de ces programmes et chacune de ses activités.

Quand une dépense est ventilée entre plusieurs comptes de charges, vous devez la répartir ou l’affecter entre chacun des comptes pertinents. Cette tâche peut être simple ou complexe, selon la nature de la dépense et de la structure des comptes.

Charges directes

Les charges directes sont les coûts d’une activité particulière. Si vous ne réalisiez pas cette activité, ces frais n’existeraient pas. En voici quelques exemples :

  • impression de prospectus publicitaires pour une manifestation;
  • déplacement d’un formateur pour présenter un programme éducatif;
  • fournitures de laboratoire utilisées exclusivement pour un programme de recherche.

Enregistrement des charges directes

Il est normalement possible, en principe, de calculer avec précision le montant des charges directes, puisqu’elles sont directement liées à une activité particulière. Ce n’est néanmoins pas toujours aussi simple, surtout quand le coût direct d’une activité est facturé en même temps que les coûts d’autres activités. En voici quelques exemples.

  • Le coût de l’impression du prospectus publicitaire pour une manifestation est facturé par l’imprimeur en même temps que d’autres travaux. Vous devrez trouver le coût de ce travail sur la facture et l’enregistrer dans le compte que vous utilisez pour la promotion des manifestations.
  • Les frais de déplacement du formateur sont inclus dans une facture plus importante de l’agence de voyages qui a procédé aux réservations pour tous les déplacements du personnel de l’organisme au cours du même mois. Chaque vol, coût de chambre d’hôtel et ainsi de suite doit être différencié et imputé à l’activité correspondante.
  • Les fournitures de laboratoire sont facturées en même temps que les fournitures de nombreux autres projets. Toutes ces fournitures doivent être différenciées et enregistrées en conséquence.

L’enregistrement de ces dépenses consiste simplement à localiser chaque dépense particulière et à l’enregistrer dans le compte pertinent.

Dans certains cas, vous ne pourrez qu’estimer le coût de chaque article au lieu de trouver son coût exact. Cette méthode de travail se justifie si la quantité de travail exigée pour les calculer avec précision est excessive par rapport aux avantages d’une information plus précise. Si, par exemple, une facture de téléphone répertorie le coût de centaines d’appels interurbains de quelques centimes chacun, il serait raisonnable d’estimer le coût total des appels téléphoniques pour chaque activité au lieu d’identifier la personne ayant effectué chaque appel, de trouver le but de chaque appel et de les additionner.

Charges indirectes

Les charges indirectes sont des dépenses liées à plusieurs activités de l’organisme de bienfaisance ou qui lui permettent de réaliser ces activités. Vous devriez effectuer certaines de ces dépenses ou toutes ces dépenses, même sans réaliser aucune activité particulière. En voici quelques exemples.

  • Le système téléphonique de l’organisme de bienfaisance sert à ses services de conseils, ainsi qu’à d’autres services et activités.
  • Le directeur général se déplace dans tout le pays, enseigne dans des programmes éducatifs, rencontre des bailleurs de fonds et évalue le rendement du personnel régional.
  • Un laboratoire est parfois utilisé par plusieurs chercheurs et parfois loué à d’autres organismes.

Enregistrement des charges indirectes

Les charges indirectes sont normalement liées à plusieurs activités et elles existent indépendamment de la réalisation d’une activité. Dans ces conditions, il est souvent plus difficile de calculer la proportion des charges directes liée à chacune des activités d’un organisme de bienfaisance. Dans des cas comme celui-ci, vous devez mettre au point une méthode de répartition ou de ventilation raisonnable de ces frais entre les différentes activités pertinentes. 

Méthodes courantes de ventilation des charges

Les charges liées à plusieurs activités ou au fonctionnement général de votre organisme de bienfaisance doivent être ventilées entre les comptes pertinents. Cette ventilation repose, en règle générale, sur une méthode de calcul sous-jacente des charges. Cette ventilation pourrait, par exemple, être opérée en fonction des éléments suivants :

  • nombre de membres du personnel ou de bénévoles travaillant pour chaque activité;
  • temps consacré par le personnel à chaque activité;
  • surface utilisée pour chaque activité dans les locaux;
  • charges directes, etc. de chaque activité;
  • revenus de chaque activité.

Consultez ces exemples pour voir plusieurs méthodes de ventilation de charges.

Principes à appliquer dans la ventilation des charges

Il existe de nombreuses méthodes de ventilation des charges. Plusieurs méthodes raisonnables peuvent correspondre à chaque situation donnée. Appliquez les principes suivants pour choisir la meilleure méthode pour votre organisme :

  • Le principe de ventilation des charges doit être raisonnable. En d’autres termes, il doit exister une relation claire entre le montant d’une dépense, les activités qui lui sont liées et son principe de ventilation. Il ne serait normalement par raisonnable, par exemple, de ventiler le coût du chauffage des bureaux en fonction du salaire des employés, puisqu’il n’existe tout simplement aucune relation entre les deux.
  • Les montants ventilés doivent être raisonnables par rapport aux autres charges et à la valeur des activités de l’organisme de bienfaisance. Si, par exemple, les charges directes d’une activité s’élèvent à 5 000 dollars et celles d’une autre activité à 500 000 dollars, il n’est vraisemblablement pas raisonnable de ventiler les charges directes équitablement entre ces deux activités.
  • La méthode de ventilation doit être appliquée uniformément au fil du temps. La méthode employée une année doit continuer à être employée l’année suivante, sauf en cas de changement important de la situation et si ce changement justifie de modifier la ventilation des charges.
  • Les méthodes de ventilation doivent être identiques pour des charges similaires. Il n’est vraisemblablement pas raisonnable, par exemple, de ventiler le loyer en fonction de la surface des locaux utilisée par chaque programme et de ventiler les impôts fonciers en fonction du nombre d’employés participant à chaque activité.
  • Le principe de ventilation devrait être le plus simple possible. Une complexité plus grande ne devrait se justifier que par l’amélioration de la qualité et de la précision des informations. Vous pourriez vous contenter, par exemple, de ventiler des charges en fonction du rôle principal de chaque membre du personnel ou en fonction du temps consacré chaque semaine par chaque membre du personnel à une fonction particulière. Si vous prévoyez aboutir au même résultat par chacune de ces méthodes, employez celle qui est la plus simple. Il est, par exemple, beaucoup plus facile de ventiler des charges en fonction du rôle principal de chaque membre du personnel que de demander à chacun d’inscrire le temps consacré à chaque fonction sur des relevés de temps et d’analyser ensuite ces derniers.

Quelle que soit la méthode de ventilation que vous employez, elle doit être clairement justifiée par des documents. Vous pourrez ainsi appliquer plus facilement cette méthode avec uniformité, surtout en cas de changement de personnel ou de bénévoles. Vous pourrez ainsi expliquer plus facilement votre processus de ventilation aux vérificateurs de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Points à ne pas perdre de vue :

  • Il peut exister des directives sur les types de charges à imputer aux projets subventionnés, ainsi que sur la proportion du budget à respecter par ces ventilations. Ces directives peuvent varier d’un projet à l’autre. Vous devrez respecter les exigences de chaque projet, ce qui peut compliquer excessivement votre comptabilité.
  • Il peut être inutile de ventiler les charges facture par facture. Les coûts administratifs du bureau (p. ex., les salaires et avantages sociaux du réceptionniste et du comptable, les fournitures de bureau qui leur sont associées et ainsi de suite) peuvent être accumulés dans la section du grand livre général consacrée aux charges administratives et ventilés entre les différents programmes une fois par mois au lieu d'être ventilés chaque fois qu’un chèque de salaire est émis ou qu’une facture est réglée.
  • Il est possible de ventiler des charges plusieurs fois. Le coût de la fourniture d’ordinateurs personnels aux employés et de leur entretien peut être imputé aux charges liées au personnel (voir ventilation 1 ci-dessous), puis les charges du personnel (y compris les coûts des ordinateurs personnels qui leur ont été imputés) peuvent être ventilées entre des programmes particuliers (voir ventilation 2 ci-dessous).

Exemple :

Montant du salaire des employés

635 000 $

Ventilation (1):

 

Coût des ordinateurs personnels des employés

15,000

Coût de l'entretien annuel des ordinateurs personnels

4,000

Coût total des employés

654 000 $

Ventilation (2):

 

Programmes de bienfaisance

534 000 $

Financement

75,000

Gestion/administration

45,000

Montant total de la ventilation des charges liées aux employés

654 000 $

Dans ces conditions, les processus de ventilation des charges peuvent devenir extrêmement complexes et sophistiqués dans les grands organismes.